Aan de kwaliteit van rekenkamer rapporten kunnen enkele basisvoorwaarden worden gesteld. De normen voor de NVRR Goudvink geven een beeld van de minimale voorwaarden waaraan een goed onderzoeksrapport moet voldoen.
Duidelijk onderscheid tussen normen, bevindingen, conclusies en aanbevelingen
Maak bij het rapporteren expliciet en helder onderscheid tussen:
- normen (criteria, uitgangspunten),
- bevindingen,
- analyse,
- conclusies, en
- aanbevelingen.
Dit onderscheid is kenmerkend voor rekenkameronderzoek. Tussen geen van de vijf onderdelen mag ‘licht’ zitten, ze moeten naadloos op elkaar aansluiten. Bijvoorbeeld: als oordelen of conclusies niet bij de bevindingen aansluiten, of aanbevelingen niet bij een gehanteerd normenkader gaat dat onherroepelijk ten koste van de geloofwaardigheid van de rekenkamer.
Ook moet de rekenkamer er zeker van zijn dat de gerapporteerde feiten en gegevens betrouwbaar zijn, respectievelijk dat bronnen zijn vermeld. Een rekenkamer kan alleen gezag opbouwen als haar producten voor 100% de toets der kritiek kunnen doorstaan.
Onderscheid tussen nota van bevindingen en bestuurlijke nota
Het onderscheid tussen bevindingen, conclusies, oordelen en aanbevelingen kan binnen één rapport worden gemaakt. Een andere mogelijkheid is het scheiden van rapporten:
in een nota van bevindingen waarin o.a. de feitelijke onderzoeksbevindingen en analyse daarvan staan, en
een bestuurlijke nota waarin o.a. de samenvatting, (overkoepelende) conclusies en aanbevelingen aan de raad zijn opgenomen.
Rekenkameronderzoek en externe onderzoeksbureaus
Geef bij uitbesteding van het onderzoek aan het onderzoeksbureau aan dat in de rapportage de gehanteerde normen, de bevindingen uit het onderzoek, de conclusies en de oordelen duidelijk onderscheiden van elkaar dienen te worden gepresenteerd en naadloos op elkaar aan moeten sluiten. Het komt regelmatig voor dat ingeschakelde bureaus moeite hebben met de vertaalslag van onderzoeksbevindingen naar (suggesties voor) bestuurlijk bruikbare aanbevelingen.
Voor veel onderzoeksbureaus is het ongebruikelijk deze onderdelen zo scherp te onderscheiden. Maar voor een rekenkamer(commissie) is een globaal beeld, waarin betrokkenen zich herkennen, onvoldoende. Daarom is het noodzakelijk om bureaus die voor de rekenkamer onderzoek uitvoeren vooraf heel goed in te lichten over het typische aan rekenkameronderzoek en ze te instrueren over de wijze van rapporteren.
De rekenkamer(comissie) formuleert de aanbevelingen
De rekenkamer doet zelf de aanbevelingen aan de raad (en /of aan het college). Het onderzoeksbureau kan suggesties voor aanbevelingen doen, die de rekenkamer(commissie) vervolgens kan gebruiken bij het opstellen van de bestuurlijke nota.
Het is zaak dat de rekenkamer voldoende tijd plant voor en aandacht besteedt aan het formuleren van de aanbevelingen.
Vooraf (ambtelijk) toetsen aanbevelingen
Vooral wanneer het om complexe of politiek gevoelige onderwerpen gaat, kan het zinvol zijn mogelijke denkrichtingen voor aanbevelingen vooraf ambtelijk te toetsen.
Voorwaarde is wel, dat er geen wezenlijk verschil van mening meer bestaat over het feitencomplex uit de nota van bevindingen. Tegelijkertijd moet duidelijk zijn dat de rekenkamer het laatste woord heeft over de formulering van de aanbevelingen.
Door aan ambtenaren de vraag voor te leggen wat op basis van de geconstateerde feiten oplossingen zouden kunnen zijn, toets je de uitvoerbaarheid van aanbevelingen. Zo’n overleg werkt alleen wanneer aan de ‘andere’ kant het gevoel bestaat, dat er nog geen uitontwikkeld idee bestaat over aanbevelingen en er dus nog invloed mogelijk is.
Het is ook mogelijk aanbevelingen vooraf te toetsen bij de griffie / griffier op bruikbaarheid voor de raad.
Alternatieven voor een rekenkamerrapport
Het is goed voor aanvang van een onderzoek ook aandacht te hebben voor alternatieve presentatievormen.