Rekenkameronderzoek tussen rechten en beperkingen

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) heeft op verzoek van de Vereniging van Rekenkamers (VvR) verduidelijking gegeven van enkele wettelijke bepalingen die relevant zijn voor decentrale rekenkamers. Die verheldering is beslist welkom. De VvR zal nader bekijken welke wettelijke bepalingen knellend zijn.

Achtergrond

Verschillende rekenkamers vroegen de Vereniging van Rekenkamers de afgelopen maanden om ondersteuning bij het verkrijgen van ‘documenten en inlichtingen’[1] ten behoeve van het doen van rekenkameronderzoek. Uit de wetsgeschiedenis blijkt weliswaar dat de wetgever die begrippen ruim interpreteert, maar in de praktijk roepen zij toch vragen op. Decentrale overheden die – om wat voor reden dan ook – aarzelen om de gevraagde informatie te leveren, interpreteren de wet anders en verstrekken minder informatie dan de rekenkamer nodig acht voor haar onderzoek. Een rekenkamer met gezag kan de situatie nog wel eens redden, maar gezag van decentrale rekenkamers is niet vanzelfsprekend.

Dit probleem kent vele verschijningsvormen:

• Soms is er discussie over de vraag wat de wet onder documenten en inlichtingen verstaat.
• Ook komt het voor, dat een decentrale overheid in twijfel trekt of de desbetreffende documenten en/of inlichtingen nodig zijn voor het onderzoek en daarom weigert de gevraagde informatie te leveren.
• En er zijn gevallen, waarin de decentrale overheid een beroep doet op de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Dan stelt die overheid, bijvoorbeeld, dat de gevraagde documenten en/of inlichtingen niet noodzakelijk zijn voor het onderzoek (zich beroepend op het motiveringsbeginsel), dan wel dat het leveren van die informatie niet evenredig is aan het belang van die informatie voor het onderzoek (evenredigheidsbeginsel).
• In weer andere gevallen ontvangt een decentrale rekenkamer wel de gevraagde documenten en/of inlichtingen, maar wordt haar onderzoek verder vrijwel onmogelijk gemaakt doordat interviews met medewerkers en/of bestuurders niet te organiseren zijn.
• Ook stellen sommige decentrale overheden dat het delen van persoonsgegevens in strijd zou zijn met de AVG en dat de rekenkamer geen (specifieke) juridische basis heeft om die gegevens op te vragen.

• En – de nieuwste ontwikkeling – het komt voor dat de ‘bestuurder’ in de decentrale overheid de Ondernemingsraad om instemming vraagt met het delen van persoonsgegevens; waarbij de kans is dat de OR zijn instemming onthoudt.
• Er zijn gevallen waarin decentrale overheden onwillig zijn om documenten en/of inlichtingen te leveren (in de vorm van vertraging, onvolledige levering of zelfs expliciete weigering). De decentrale rekenkamer heeft geen mogelijkheid om juridisch te vorderen (behalve als het gaat om documenten en/of inlichtingen van verbonden partijen) of een instantie om een bindend oordeel te vragen.

Reactie BZK

Reikwijdte onderzoeksbevoegdheden decentrale rekenkamers

De decentrale rekenkamer is bevoegd alle documenten die berusten bij het gemeentebestuur te onderzoeken voor zover zij dat ter vervulling van haar taken nodig acht. Ook is verzekerd dat de rekenkamer over de informatie kan beschikken die nodig is voor het verrichten van haar taken, waarbij zij onbeperkt toegang heeft tot de informatie die bij de gemeente berust (papieren documenten zowel als informatie op andere informatiedragers). Het gemeentebestuur is lid verplicht inlichtingen te verstrekken wanneer hier om gevraagd wordt.

Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De zogenoemde algemene beginselen van behoorlijk bestuur (hierna abbb’s) zijn van van toepassing op decentrale rekenkamers (omdat zij bestuursorgaan zijn en dus onder de Algemene Wet Bestuursrecht vallen). Maar omdat decentrale rekenkamers ruime wettelijke bevoegdheden hebben, is er “slechts beperkte ruimte voor lokale besturen om grenzen te stellen aan hun medewerking in het licht van de abbb’s”, aldus BZK.

AVG in relatie tot de onderzoeksbevoegdheden van rekenkamers

Decentrale rekenkamers mogen in principe ‘gewone persoonsgegevens’ (zoals naam, adres, emailadres) verwerken. De rekenkamer moet dan wel voldoen aan de basisbeginselen van de AVG zoals noodzakelijkheid, doelbinding, dataminimalisatie, juistheid, opslagbeperking en vertrouwelijkheid en de daarbij horende waarborgen. De verwerking van ‘bijzondere persoonsgegevens’ (zoals levensovertuiging, politieke overtuiging) is verboden, tenzij er een wettelijke uitzondering is (die is er nu niet) of uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

Instemmingsrecht ondernemingsraden

In het geval een rekenkamer persoonsgegevens nodig heeft voor bijvoorbeeld het uitzetten van een enquête lijkt het niet te gaan over een besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van een regeling. In dat geval is het instemmingsrecht van de OR niet van toepassing (dat is wel van toepassing als het gaat om besluiten over het vaststellen, wijzigen of intrekken van personele regelingen).

[1] 183, lid 1 Gemeentewet 184, lid 1 Provinciewet 97b, lid 1 Waterschapswet