Auteur: NVRR secretariaat

Het is inmiddels een traditie dat de NVRR jaarlijks een DoeMee-onderzoek organiseert waaraan decentrale rekenkamers kunnen deelnemen. Bij de deelnemende rekenkamers wordt hetzelfde onderzoek uitgevoerd. Omdat het onderzoek gestandaardiseerd is, kunnen vergelijkingen tussen gemeenten, provincies en waterschappen worden gemaakt.

In 2022 was de ondersteuning van de volksvertegenwoordiging in het decentraal bestuur het onderwerp van onderzoek. Er hebben 60 rekenkamers aan het DoeMee-onderzoek deelgenomen. Sommige van hen zijn actief in meer dan één gemeente of provincie, waardoor informatie verzameld is bij 70 gemeenten, 6 provincies en 6 waterschappen. Het onderzoek werd uitgevoerd door PBLQ.

In het onderzoek zijn inventarisaties gemaakt van de budgetten en omvang van de griffie, de rekenkamer en de fractieondersteuning. Daarnaast zijn gegevens verzameld over het gebruik van instrumenten van de volksvertegenwoordiging, zoals het stellen van vragen, het verkrijgen van ambtelijke bijstand en het organiseren van werkbezoeken. Dit alles is verwerkt in fact sheets. De uitkomsten van het onderzoek worden hieronder kort besproken.

De griffie is een belangrijke instantie voor de ondersteuning van de volksvertegenwoordiging. Uit de inventarisatie blijkt dat er over de periode 2018-2022 bij zowel bij provincies als gemeenten sprake was van een stijgend budget voor de griffie. De griffies besteden de begrote bedragen over het algemeen volledig, zo blijkt uit het onderzoek. Ook de personele omvang van de griffies groeide. Naast de (wettelijk verplichte) griffier kunnen dat commissiegriffiers, raads- of provinciale staten-adviseurs, communicatiemedewerkers en secretariële ondersteuning zijn. Bij alle onderzochte overheden was sprake van een gematigde tevredenheid over de budgetten voor de griffie. Veel griffies ervaren echter dat de stijging in het beschikbare budget geen gelijke tred houdt met de groeiende verwachtingen ten aanzien van de griffie.

Alle deelnemers aan het DoeMee-onderzoek 2022 hebben –zo blijkt uit het feit dat zij meedoen met een DoeMee-onderzoek- een actieve rekenkamer. Voor gemeenten wordt soms de vuistregel gehanteerd dat een budget van € 1,33 per inwoner gewenst is. Voor de deelnemende gemeenten komt het vastgestelde budget daar dicht bij in de buurt. Rekenkamers besteden gemiddeld zo’n 80 – 90 procent van hun budget.

In verschillende (grote) gemeenten en in het merendeel van de deelnemende provincies is de ambitie dat elke fractie een betaalde medewerker moet kunnen aanstellen. Er blijkt een enorme verscheidenheid te zijn aan vormen van fractieondersteuning. Opmerkelijk is ook de grote spreiding in de budgetten voor de fractieondersteuning. De algemene trend is dat de middelen voor fractieondersteuning omhoog gaan. Een gedachte die sterk leeft onder griffiers is dat volksvertegenwoordigers meer rendement kunnen halen uit een professioneel ingerichte fractieondersteuning. Volksvertegenwoordigers zijn echter terughoudend om ‘geld aan zichzelf’ te besteden en de besteding blijkt niet altijd conform de daaraan gestelde regels en voorschriften te zijn.

Goede informatievoorziening aan de volksvertegenwoordiging is essentieel voor goede kaderstelling en controle. Volksvertegenwoordigingen hebben een aantal instrumenten om geïnformeerd te worden. Gemeenteraads- en Provinciale Statenleden hebben het recht op ambtelijke bijstand. Dit betekent dat zij een beroep kunnen doen op gerichte ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie. Alle gemeenten en provincies hebben hiervoor een regeling vastgelegd in een verordening (het vaststellen van zo’n verordening is een verplichting). In de praktijk wordt met grote regelmaat informatie verstrekt aan individuele volksvertegenwoordigers. Dit wordt echter niet geregistreerd als ‘ambtelijke bijstand’. Volksvertegenwoordigers hebben verder het recht om mondeling dan wel schriftelijk vragen aan het college of het Algemeen Bestuur te stellen. Het aantal mondelinge vragen dat wordt gesteld, wordt meestal niet goed bijgehouden. Van de mogelijkheid om schriftelijke vragen te stellen, maken volksvertegenwoordigers goed gebruik. Naarmate een gemeente groter is, neemt het aantal schriftelijke vragen toe.

Informatiebijeenkomsten en werkbezoeken zijn verder gangbare instrumenten voor volksvertegenwoordigers om geïnformeerd te worden over actuele thema’s. Deze instrumenten konden ten tijde van de beperkingen vanwege Corona maar beperkt worden ingezet. Van instrumenten als enquêtes of onderzoeken die door de volksvertegenwoordiging zelf kunnen worden georganiseerd, is in de praktijk zelden tot nooit sprake.

De informatie- en vergadersystemen voor volksvertegenwoordigingen (zoals iBabs en Notubiz) voldoen weliswaar als vergadersysteem, maar (nog) niet als informatiesysteem. Er is sprake van overwegende tevredenheid over functies als gebruikersvriendelijkheid en techniek, maar bij vragen over de zoek- en dossierfunctie zakt de tevredenheid terug.

Uit het DoeMee-onderzoek blijkt een paradox. De aandacht voor de ondersteuning van de volksvertegenwoordiging neemt toe, wat onder meer blijkt dat uit de toenemende budgetten voor de griffie en de rekenkamer. Maar directbetrokkenen menen dat de toename van de ondersteuning achterblijft bij de toegenomen eisen en verwachtingen ten aanzien van de volksvertegen¬woordiging. Het politieke discours, de versnippering in de volksvertegenwoordiging en de rol van social media leiden ertoe dat ‘de waan van de dag’ meer en meer aandacht opeist van de volksvertegenwoordigers en hun ondersteuning. Er is behoefte aan communicatieondersteuning om de relatie tussen raad en samenleving te versterken. In verschillende gemeenten en provincies herkennen griffies deze toenemende uitdagingen. Zij reageren daarop door te streven naar structurele professionalisering van de griffie.

Rekenkamerleden worden op verschillende manieren vergoed, en vanuit verschillende rechtspersonen (bijv. individuele vergoeding, eenmenszaak, BV enz.) De NVRR heeft de Belastingdienst verzocht een eenduidige uitspraak te doen of rekenkamerleden BTW-plichtig zijn over hun werkzaamheden. De Belastingdienst heeft mbt de BTW-plicht verzocht om een aantal modaliteiten waarop rekenkamerleden worden vergoed, los van een dienstverband die onderzoekers en bestuurders hebben bij rekenkamers. En ook los van hoe rekenkamerleden de vergoeding declareren, persoonlijk of via een rechtspersoon (eenmenszaak of BV) factureren.

De modaliteiten die aan de Belastingdienst zijn voorgelegd zijn:

1. een rekenkamerlid krijgt een vaste vergoeding per maand voor vergaderingen/relatiebeheer, voert zelf geen onderzoeken uit
2. een rekenkamerlid krijgt een vaste vergoeding per maand voor vergaderingen/relatiebeheer en zelf uitgevoerd onderzoek
3. een rekenkamerlid krijgt een vergoeding voor vergaderingen/relatiebeheer, afhankelijk van aantal vergadering varieert dat per maand (variant van 1)
4. een rekenkamerlid krijgt een vergoeding in uren voor vergaderingen/relatiebeheer en onderzoek, soms variërend ander tarief voor vergaderingen en onderzoek
5. een rekenkamerlid krijgt een vaste vergoeding per maand voor vergaderingen/relatiebeheer en factureert apart voor onderzoeksuren

De Belastingdienst heeft hierop gereageerd dat het niet mogelijk is om een eenduidig standpunt in te nemen inzake de btw-plicht van deze verschillende varianten. Daarom is bepaald dat er per geval, iedere rekenkamerlid een verzoek om vooroverleg moet indienen bij de Belastingdienst van zijn/haar regio.

De NVRR zal zijn taak als kennisplatform ook hierin oppakken en rekenkamerleden vragen het resultaat van het vooroverleg dat zij voerden over de eigen case geanonimiseerd te delen. Op basis daarvan kunnen rekenkamerleden een inschatting maken of zij een verzoek om overleg moeten indienen bij de Belastinginspecteur in de eigen regio. De disclaimer is dat de uitspraak van de inspecteur in de ene regio geen garantie biedt voor dezelfde uitspraak in een andere case of vergelijkbare case in een andere regio.

Maandag 29 januari was het NVRR bestuur op bezoek bij de rekenkamer Utrecht, de winnaar van de goudvink 2022. Een mooi bezoek waarbij de rekenkamer Utrecht vertelde over de actualiteiten op dit moment, de werkwijze en uitdagingen. Het bestuur wil een paar keer per jaar op bezoek bij decentrale rekenkamers voor een kijkje in de keuken en om te horen wat er speelt.

In een goed gevulde raadszaal in Vries, gemeente Tynaarlo, had de kring Noord 13 januari haar wintercongres. Jeroen Kerseboom (voormalig directeur-secretaris Zuidelijke Rekenkamer, Hoofd Dienst Analyse en Onderzoek Tweede Kamer) nam ons mee in zijn werk voor rekenkamers in het verleden en zijn huidige werkomgeving in de Tweede Kamer en die dingen die decentrale rekenkamers hiervan kunnen leren. Bijvoorbeeld over het kennen van de context waarbinnen je werkt, het grote belang van timing, vorm en vooraf nadenken over het doel dat je zou willen bereiken. Hij bracht een mooi inkijkje in de werking van de Tweede Kamer en de veranderende politieke context.

In twee deelsessies ging het over de breedte van de taak en rol van de rekenkamer en over de ondersteuning van de volksvertegenwoordigers en hoe je hier als rekenkamer aan bij kunt dragen. Hierbij kwam bijvoorbeeld aan de orde wat voor vorm van rekenkamerproducten prettig is voor volksvertegenwoordigers (rapporten, filmpjes, brieven enzovoort). Eén sessie werd ingeleid door Michiel Herweijer, emeritus professor in de bestuurskunde en de ander door de Noordelijke Rekenkamer. De aanwezigen vertelden ook over de waarde van de raadsleden als klankbord en hoe ze dit in het kader van de wet versterking willen organiseren.

Om het belangrijke werk dat rekenkamers doen bekender te maken, heeft de NVRR een korte animatie over rekenkamers en hun rol laten maken door Public Cinema. Daarbij is voor elke decentrale overheid een eigen variant. De animatie laat kort en bondig zien wat een rekenkamer is en doet, hoe ze de volksvertegenwoordiger ondersteunt en bijdraagt aan het decentrale openbare bestuur. We hopen dat de animatie bijdraagt aan het gesprek met de raad en het verduidelijken van de rol en positie van de rekenkamer (commissie). Eventueel kun je de animatie embedden op je eigen website.

Vanuit rekenkamers horen we als NVRR veel vragen over de impact van de WOO op het werk van de rekenkamer. Daarom wordt er de komende weken in samenwerking met de VNG gewerkt aan een lijst veelgestelde vragen en antwoorden over de Wet Open Overheid. We horen in dit kader graag welke vragen er lokaal spelen rond de Wet Open Overheid die we mee kunnen nemen in deze veelgestelde vragen. Vragen die eerder gesteld zijn in de webinars over de WOO en vragen die via het secretariaat gesteld zijn zullen we in ieder geval beantwoorden in de veelgestelde vragen.