Overslaan en naar de inhoud gaan

Auteur: Secretariaat

Subsidie Evaluaties

Op donderdag 13 maart 2014 van 15.00 tot 16.00 uur houdt de Algemene Rekenkamer, samen met de Randstedelijke Rekenkamer en de Rekenkamer Nijmegen, een webinar over hoe subsidies beter geëvalueerd kunnen worden op effectiviteit. Dit online seminar biedt handreikingen voor lokale rekenkamers die hun gemeente/provincie willen aansporen tot betere subsidie-evaluaties of die zelf aan de slag willen met een subsidie-evaluatie. Tijdens het webinar gaan we onder meer in op:

  • wat onder effectiviteit van subsidies wordt verstaan;
  • welke normen rekenkamers hanteren als het gaat om het evalueren van de effectiviteit van subsidies;
  • lessen uit recent rekenkameronderzoek naar subsidie-evaluaties;
  • een stappenplan voor betere effectevaluaties van subsidies.

Het webinar is bedoeld voor lokale rekenkamer(commissie)s. Ook beleidsmedewerkers bij gemeenten en provincies zijn uitgenodigd aan het webinar deel te nemen. Deelname aan het webinar is gratis. Uiteraard kunt u tijdens het webinar online vragen stellen aan de sprekers: Gerth Molenaar (Randstedelijke Rekenkamer), Jelly Smink (Rekenkamer Nijmegen) en Nynke de Witte (Algemene Rekenkamer). Wel is het noodzakelijk dat u zich hiervoor registreert. U kunt het webinar ook op een later moment bekijken. Ook daarvoor moet u zich registeren. Mail hiervoor naar webinar@rekenkamer.nl. U ontvangt vervolgens een bericht, zodra de inschrijving is geopend.

Congres Kennisintensieve Beleidsontwikkeling in Praktijk

Op 2 april 2014 zal in Zoetermeer een ambitieus congres met de titel “Kennisintensieve Beleidsontwikkeling in Praktijk” plaatsvinden. ScienceWorks zal dit congres organiseren. Wim Derksen zal het congres voorzitten, dat primair ingaat op de vraag hoe kennis en beleid meer structureel aan elkaar verbonden kunnen worden. In de bijlage treft u het meest recente concept programma aan en nadere inhoudelijke informatie over het congres.

Landelijke Kenniskring ( vh Kring Secretarissen/Onderzoekers)

U kunt zich aanmelden voor deze bijeenkomst via een e-mail aan: rekenkamercommissie@haarlem.nl

Professionele Communicatie

AGENDA – Landelijke KennisKring NVRR (voorheen kring Secretarissen/ Onderzoek)

Datum            Donderdag 11 december 2014

Tijd                  10.00 u. – 12.45 u.

Locatie            Stadhuis Haarlem. Grote Markt 2.

Op donderdag 11 december 2014 organiseert de landelijke kenniskring haar vierde themabijeenkomst voor 2014. De bijeenkomst is vrij toegankelijk. Wel wordt gevraagd je vooraf per email aan te melden: rekenkamercommissie@haarlem.nl. Dit in verband met de lunch.

Het thema van de bijeenkomst is Professionele Communicatie.

Eén van de aspecten waarop de rekenkamerfunctie zich verder kan ontwikkelen is een professionele invulling van de interne en externe communicatie. Rekenkamers kunnen positieve aandacht en waardering creëren voor hun bestaan en hun taak door tijdens en na hun onderzoeken gericht en actief te communiceren. Hierdoor kan de rekenkamer zorgen voor een goede ontvangst en doorwerking van het onderzoeksrapport.

Het doel van de bijeenkomst is te leren van elkaars inzichten en ervaringen zodat onze rekenkamers beter toegerust zijn om de media te gebruiken om de juiste aandacht te genereren voor onderzoeksresultaten.

Voor secretarissen en secretaris/onderzoekers ligt hier een uitdagende taak. U bent van harte uitgenodigd om mee te denken en mee te praten!

Het programma van de dag is als volgt

  1.       10.00. Opening / Welkom / Mededelingen
  1. Uit het bestuur: toelichting door Gerrit Hagelstein
  2. Overige mededelingen

2.   10.15 – 11.00 u. Professionele communicatie en mediabenadering door de rekenkamer

Inleiding door Henk Buis, HVR Group

Henk Buis verzorgt een inleiding over professionele externe communicatie en mediabenadering. Hij gaat onder ander in op de onderscheiden doelgroepen, de verschillende mediakanalen en hoe je het beste kunt communiceren; het belang van goede persberichten en de juiste perslijst; de rol van social media etc. etc.

3.   11.00 – 11.45 u. De communicatiestrategie van de rekenkamer

Wietske De Jong, senior communicatieadviseur van de Algemene Rekenkamer houdt een korte inleiding over communicatie rondom rekenkameronderzoek.

Zij bespreekt onder ander bij welke fase van een onderzoek welke vorm van communicatie past.

Daarna gaan we o.l.v. Wietske zelf aan de slag met het opzetten van een basis communicatiestrategie voor de rekenkamer. We delen best practices met elkaar zodat we actief van elkaar leren.

4.   12.00 – 12.30 u. In den lande / collegiale feedback

Ruimte om de groep feedback te vragen over een actuele kwestie of kennis/ervaring te delen die voor de groep interessant kan zijn.

5.   W.v.t.t.k. / Rondvraag

  1. Data bijeenkomsten 2015
  2. Thema voor de volgende bijeenkomst

6.   Afsluiting (12.45 u.)

Lunch voor de liefhebbers.

Rondetafelgesprek over Integriteit

De vereniging Raadslid.nu heeft afgelopen jaar met medewerking van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) een onderzoek laten uitvoeren naar de rol die rekenkamers spelen bij signalering en beleidsontwikkeling op integriteitsgebied.  Dit onderzoek is uitgevoerd door Petra Habets Advies & Ontwikkeling.

Uit deze verkenning blijkt dat de opvattingen of integriteit wel of niet tot het domein van de lokale rekenkamerfunctie behoort behoorlijk uiteenlopen, dit terwijl bij gemeentebestuurders de behoefte bestaat om meer accent te leggen op de borging van integriteit om zo incidenten te voorkomen en weerbaar te zijn tegen vermeende integriteitskwesties. Investeren in een gedeelde opvatting is daarom nodig.

In de verkenning waarvan u de resultaten hier  kunt lezen stond de mening van rekenkamers en rekenkamercommissies zelf centraal.

Uit het onderzoek komt echter naar voren dat er bij rekenkamers zelf behoefte bestaat aan discussie over de rol van rekenkamers en integriteit. Raadslid.nu wil de dialoog verbreden door het organiseren van een rondetafelconferentie waarin rekenkamers zelf in debat gaan met raadsleden en griffiers over de do’s en de don’ts van rekenkameronderzoek naar integriteit. Centraal staat de vraag wanneer en in welke vorm rekenkamers wel onderzoek naar integriteit kunnen doen en wanneer rekenkameronderzoek als instrument minder geschikt lijkt.

Wij nodigen u daarom van harte uit deel te nemen aan deze rondetafel, het aantal plaatsen is echter beperkt. U kunt uzelf aanmelden door het sturen van een mail naar Petra Habets. Aan deelname zijn geen kosten verbonden. Binnen een week na aanmelding ontvangt u een bevestiging.

Algemene Ledenvergadering

Beste leden van de NVRR,

Het is ons een genoegen u uit te nodigen voor de Algemene Ledenvergadering van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers&Rekenkamercommissies, welke voorafgaand aan het jaarlijkse congres zal worden gehouden. Vanaf 9.00 uur is de ontvangst. Aanvang van de vergadering is om 9.15 uur en wij hopen uiterlijk om 10.15 uur te kunnen afsluiten. Om 10.30 uur begint het congres.

De stukken voor de Algemene Ledenvergadering worden u niet per post toegestuurd, maar u kunt ze hieronder downloaden.

Met vriendelijke groet,

Nederlandse Vereniging voor Rekenkamer & Rekenkamercommissies

Namens het bestuur,

Caroline Loomans
verenigingsmanager

ALV & Najaarsbijeenkomst NVRR

Op vrijdag 21 november organiseert de NVRR de traditionele najaars ALV in combinatie met een inhoudelijke najaarsbijeenkomst.

Voor de Algemene Ledenvergadering worden alleen de voorzitters – of afgevaardigden – van rekenkamers en rekenkamercommissies verwacht. Kunt u niet persoonlijk aanwezig zijn, kunt u een andere voorzitter machtigen uw stem uit te brengen. U kunt slechts voor één ander lid als gevolmachtigde optreden. Een volmacht is verkrijgbaar bij het secretariaat. Tijdens de ALV, die duurt van 11.30 – 12.30 uur, presenteert het bestuur het jaarplan en de begroting voor 2015 en wordt de nieuwe voorzitter benoemd. U bent welkom vanaf 11.00 uur voor ontvangst en een kop koffie.

De agenda van de ALV en bijbehorende stukken vindt u hieronder.

Na de ALV is een gezamenlijke lunch, waarna om 13.00 uur het middagprogramma begint:

  • 13.00 – 14.00 Workshop Digitale Veiligheid van de Taskforce BID & Rekenkamer Den Haag
  • 14.00 – 14.15 Korte pauze
  • 14.15 – 15.00 Uitreiking Goudvink & Publieksprijs
  • 15.00 – 15.30 Mogelijkheid tot napraten en tevens inloop Symposium Terugblikken en vooruitkijken in het openbaar bestuur

Het middag programma staat ook open voor niet-voorzitters.

Workshop Digitale Veiligheid

Direct na de lunch kunt u met een interactieve workshop ervaren dat digitale veiligheid geen ‘ver-van-mijn-bed-show’ is. U krijgt concrete handvatten hoe de rekenkamer kan bijdragen aan de informatieveiligheid in uw gemeente.

Harro Spanninga en Henk Wesseling van de Taskforce Bestuur en Informatieveiligheid Dienstverlening zetten helder voor u uiteen wat Rijk en VNG doen aan informatieveiligheid (onder andere de VNG-resolutie en de IBD). Watze de Boer, voorzitter Rekenkamer Den Haag, zal samen met Thijs Bosma, projectleider, de ervaringen van het rekenkameronderzoek ‘Digitale Veiligheid’ met u delen. Concreet wordt u beknopt geïnformeerd over aanpak en resultaten in Den Haag en hoe deze ook door andere rekenkamers te benutten zijn.

Uitreiking Goudvink 2014

Na de enerverende wokshop over Digitale Veiligheid sluiten we de middag af met het bekendmaken welk van rapport de Goudvink 2014 heeft gewonnen. Tijdens deze bijeenkomst zal elk van de genomineerde rekenkamers een korte presentatie geven over het onderzoek.

Aanmelden

Aanmelden voor de ALV en/of de middag kan via een webformulier.

Symposium Rekenkamer Amsterdam

Vanwege haar 10 jarig bestaan organiseert de rekenkamer het symposium Terugblikken en vooruitkijken in het openbaar bestuur.
Toegang is gratis en alle leden van de NVRR zijn van harte uitgenodigd om het symposium bij te wonen. Wilt u zch hiervoor wel apart aanmelden?

Routebeschrijving naar de Nieuwe Liefde

Wet Werk en Bijstand (WWB)

Wat is relevant bij Rekenkameronderzoek naar bijstandsverlening en re-integratie, een taak die de gemeente uitvoert in het kader van de Wet Werken en Bijstand (WBB).

Algemene informatie over Wet Werk en bijstand (WWB)

Het algemene doel van WWB is :

  • personen uit de doelgroep zo snel mogelijk aan het werk helpen of daarvoor toerusten.
  • personen die hiertoe niet in staat zijn voorzien van inkomen.

Relevantie van WWB als onderzoeksonderwerp

Re-integratie en bijstandsverlening heeft een groot maatschappelijk en financieel belang.
Het Rijk stelt de gemeenten langs drie kanalen financiële middelen ter beschikking: :

  • De kosten voor uitkeringen via het “inkomensdeel”, formeel de gebundelde uitkering genaamd, van het Fonds Werk & Inkomen. In 2011 was dat circa € 4 miljard.
  • De kosten voor re-integratie via het “werkdeel” van het Fonds Werk & Inkomen. In 2011 was dat circa €3 miljard.
  • De kosten voor de uitvoering (apparaatskosten) via het gemeentefonds. In 2011 beliepen de kosten van de uitvoering circa € 2 miljard.

Samen gaat het om circa €9 miljard. Omdat de problematiek ongelijk over de gemeenten is verdeeld, lopen de bedragen per gemeente sterk uit een, maar voor de meeste gemeenten gaat het om aanzienlijke bedragen.

Onderzoekswaardige onderwerpen

Bij een breed onderwerp als dit zijn dat er teveel om op te noemen.

Voor de re-integratie verwijzen wij naar de algemene informatie hieronder.

Onderwerpen rond bijstandsverlening kunnen zijn:

  • niet gebruik (ook bij bijzondere bijstand)
  • teveel-gebruik: bijvoorbeeld doordat:
    • voorliggende voorzieningen niet goed in beeld zijn;
    • de toegangspoort (instroom) niet streng genoeg is;
    • de fraudebestrijding niet aan de maat is;
    • te weinig aandacht  is voor terugvordering en verhaal.
  • kwaliteit en klantvriendelijkheid:
    • snelheid van de uitkeringsverlening,
    • foutloosheid (in een keer goed),
    • bereikbaarheid,
    • bereidheid tot maatwerk
    • aandacht voor bescherming van de persoonlijke levenssfeer

Bij uitvoeringskosten kunt u denken aan formatie, ict-kosten, kosten per geval (gemiddelde prijs), en benchmarking.

Tot slot kan ook worden onderzocht hoe de gemeente zich op nieuwe beleidsitems voorbereidt (WWNV, wachttijd beneden 27 jarigen, het vragen van een tegenprestatie).

Weerstandscapaciteit

Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) schrijft een weerstandsvermogen voor als ratio tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en het totaal aan gekwantificeerde risico’s, waar geen beheersmaatregelen tegenover staan. Bij de berekening van beide elementen is het van belang om hierin compleet te zijn. Alle componenten van de weerstandscapaciteit dienen te worden meegenomen (incidenteel en structureel). De risicoanalyse dient ingebed te worden in een gemeentebreed risicomanagement, teneinde een goed zicht te krijgen op de afgedekte risico’s (als onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering) en de niet afgedekte risico’s (als onderdeel van het weerstandsvermogen). Tot slot dienen alle financiële gegevens te voldoen aan het zogenoemde voorzichtigheidsvereiste.

Definitie van het weerstandsvermogen

Volgens artikel 11 van de BBV bestaat het weerstandsvermogen uit de relatie tussen:

  1. de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de provincie onderscheidenlijk gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken;
  2. alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie.

Verder stelt het BBV dat:
De paragraaf betreffende het weerstandsvermogen ten minste bevat:

  1. een inventarisatie van de weerstandscapaciteit;
  2. een inventarisatie van de risico’s;
  3. het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s.

Belangrijk is dat het BBV het weerstandsvermogen nadrukkelijk heeft gedefinieerd als een ratio. Deze ratio beschrijft de relatie tussen de weerstandscapaciteit en de (gekwantificeerde) risico’s, waarvoor geen maatregelen zijn getroffen. Alvorens verder op deze ratio in te gaan is het goed om eerst beide componenten zo scherp mogelijk te omschrijven.

Weerstandscapaciteit

Het BBV omschrijft de weerstandscapaciteit als zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. Dit laatste houdt in dat de Minister een duidelijk onderscheid maakt tussen begrote kosten, dat wil zeggen kosten die deel uitmaken van de begroting en meerjarencijfers, en niet-begrote kosten.

Tevens maakt het BBV onderscheid tussen incidentele en structurele weerstandscapaciteit, waarbij onder de incidentele weerstandscapaciteit wordt verstaan het vermogen om onverwachte incidentele tegenvallers op te kunnen vangen, zonder dat dit invloed heeft op de voortzetting van taken op het geldende niveau.

De middelen die dat vermogen bepalen zijn:

  1. de algemene reserve en de reserves waaraan de raad een bestemming heeft gegeven die kan worden gewijzigd (bestemmingsreserves);
  2. de in de begroting opgenomen ramingen voor onvoorziene uitgaven voor zover hier nog geen bestemming aan is gegeven;
  3. de stille reserves, voor zover deze op korte termijn materieel te maken zijn (reserves waarvan de omvang en/of het bestaan niet uit de balans blijkt, voortkomend uit de onderwaardering van activa of overwaardering van schulden bij het volgen van normale waarderingsmethoden).

De structurele weerstandscapaciteit heeft betrekking op het vermogen om onverwachte tegenvallers structureel in de lopende begroting op te vangen, zonder dat dit ten koste gaat van de uitvoering van bestaande taken. De middelen die dat vermogen bepalen zijn:

  1. de resterende (onbenutte) belastingcapaciteit;
  2. bezuinigingsmogelijkheden (voor zover nog niet meegenomen in de begroting en meerjarenramingen);
  3. cumulatief geraamde onvoorziene uitgaven.

Reserves maken deel uit van de beschikbare weerstandscapaciteit. De algemene reserve is vrij aanwendbaar voor nieuw beleid (of het opvangen van tegenvallers in het jaarresultaat). Bestemmingsreserves zijn daarentegen reserves waar de raad een bepaalde bestemming aan heeft gegeven. Bij een bestemmingsreserve is weliswaar sprake van een vastgelegde toekomstige onttrekking, maar er bestaat op dat moment nog geen verplichting. De raad heeft dan ook alle mogelijkheid om de bestemming van deze reserves te wijzigen.

De totale beschikbare weerstandscapaciteit bestaat derhalve uit de opsomming van alle voornoemde elementen van de incidentele en structurele weerstandscapaciteit.

Een bijzondere categorie vormen de zogenoemde voorzieningen. Voorzieningen zijn afgezonderde vermogensbestanddelen die gevormd worden wegens:

  1. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is doch redelijkerwijs is in te schatten;
  2. risico’s waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is doch redelijkerwijs is in te schatten en daarmee een hoge mate van waarschijnlijkheid kennen;
  3. fluctuaties in kosten op te vangen (gelijkmatige verdeling van kosten).

Deze definitie impliceert dat voorzieningen geen deel uitmaken van de beschikbare weerstandscapaciteit, omdat er sprake is van reeds aangegane verplichtingen, dan wel van risico’s met een hoge mate van waarschijnlijkheid.

Risico’s weerstandsvermogen

Het tweede element van het weerstandsvermogen bestaat uit de benodigde weerstandscapaciteit op basis van de gemeentebreed geïnventariseerde en gekwantificeerde risico’s, waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die een materieel financieel belang hebben. Risico wordt daarbij gedefinieerd als een mogelijke belemmering voor het behalen van (operationele en strategische) doelstellingen. De omvang van het risico wordt bepaald door de mate van waarschijnlijkheid (kans) en de (gekwantificeerde) impact (op de doelstellingen). De basis voor het inventariseren, kwantificeren en beheersen van deze risico’s ligt in het risicomanagement. Goed uitgevoerd risicomanagement voorkomt daarmee tevens dat het weerstandsvermogen (te) fors oploopt, omdat de meeste reguliere risico’s in het kader van het risicomanagement pro-actief worden herkend en worden afgedekt met beheersmaatregelen.

Voor de wijze waarop het risicomanagement wordt geïmplementeerd kan gebruik worden gemaakt van breed toegepaste en geaccepteerde richtlijnen als COSO en ISO 31000.

Tevens is van belang dat risicomanagement een vast onderdeel vormt van de reguliere planning en controlcyclus, waardoor snel zicht kan worden geboden op mogelijke risico’s en daarmee in een vroeg stadium al beheersmaatregelen kunnen worden genomen. Feitelijk vormt deze sturingsdimensie het logische verlengstuk van de berekening en de omvang van het weerstandsvermogen.

Relatie tussen de weerstandscapaciteit en de risico’s

Het weerstandsvermogen bestaat zoals gezegd uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de voor de afdekking van de risico’s benodigde weerstandscapaciteit. De benodigde weerstandscapaciteit wordt bepaald door het risicoprofiel van de gemeente als geheel, waarbij de waarschijnlijkheid en de omvang/ impact van elk risico afzonderlijk is gewaardeerd en gekwantificeerd. De relatie wordt meestal uitgedrukt in een verhoudingsgetal, waarbij normaliter gestreefd zou moeten worden naar een ratio weerstandsvermogen van minimaal 1,0.

Voorzichtigheidsvereiste

Aan financiële gegevens, die in de begroting worden meegenomen worden nadrukkelijk eisen gesteld. In de ‘circulaire nadere informatie BBV gemeenten’ worden eisen gesteld aan transparantie, toerekening en aan voorzichtigheid. Het voorzichtigheidsprincipe is noodzakelijk omdat bij het opstellen van de begroting en de jaarrekening zich altijd onzekerheden voordoen. Bij de begroting gaat het om ramingen die per definitie een zekere mate van onzekerheid kennen. Het voorzichtigheidsvereiste houdt onder meer in dat risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar in acht moeten worden genomen als zij vóór het opmaken van de jaarrekening bekend zijn.

Initiator: Paul Hofstra

Waarderend Onderzoeken

Waarderend onderzoeken of Appreciative Inquiry (verkort “AI”) is een kwalitatieve onderzoeksmethode die verschilt van traditioneel onderzoeken, doordat zij  meer de focus legt op het  vergroten van krachten, leren van het verleden en ontwikkelen op successen,  dan op wat er niet goed gaat,  het corrigeren van fouten, en het oefenen op zwaktes.

Waarderend onderzoek wordt sinds de jaren tachtig van de vorige eeuw toegepast. De grondslag ligt in de Verenigde Staten bij Dr Cooperrider. Sinds de 21e eeuw is het een wereldwijd toegepaste methodologie. De laatste jaren vindt deze aanpak ook in Europa en Nederland groter vervolg. De Auditdienst van het Rijk (ADR) past het inmiddels toe, De Algemene Rekenkamer (ARK) verkent de mogelijkheden en met name de Gezamenlijke Rekenkamercommissie voor de gemeenten Berkelland, Bronckhorst, Lochem en Montferland (RC BBLM)  past het toe in haar onderzoek naar de effectiviteit van de uitvoering van de WWB  richting WWnV  cq Participatiewet.

De onderzoeksaanpak kent  5 Uitgangspunten. De onderzoeksaanpak kent in oorsprong 4 fasen ( 4D’s) en in Nederlandse toepassingen 5 fasen (5V’s). De onderzoeksaanpak voor Rekenkamer(commissie)s kent 6 fasen (6V’s).
AI kent ook andere vormen en toepassingen  die voor Rekenkamer(commissie)s goed bruikbaar zijn.

Verschil Waarderend Onderzoeken ten opzichte van traditioneel onderzoeken

Waarderend onderzoek heeft een andere focus en onderzoeksaanpak dan het traditionele onderzoek. Traditioneel onderzoek zet een probleem centraal en zoekt manieren om het probleem op te lossen; door te trainen op wat er niet goed gaat, of door het elimineren van een probleem; de zgn’ deficit-oriented approach’ of probleemgerichte benadering.

Uitgangspunten van Waarderend Onderzoeken

Waarderend onderzoek gaat uit van:

  • het sociaal constructionistische principe (er is geen objectieve werkelijkheid);
  • het poetisch principe (alles is voor meer interpretaties vatbaar, wat jij vindt dat is);
  • het simultaniteitsprincipe (een vraag is de eerste stap van verandering’);
  • het anticiperend principe (beelden van de toekomst leiden ons) en het
  • positiviteitsprincipe (positieve emoties zijn nodig voor groei en ontwikkeling).

Waarderend onderzoek gaat uit van het principe ‘leren van het verleden,  ontwikkelen op successen,  krachten en gedeelde waardes’. Het gaat uit van het resultaat, waar willen we naartoe, en van de krachten in de organisatie in plaats van de tekortkomingen. Wat willen we WEL? Dat wil niet zeggen dat het onderzoek en de bevindingen niet kritisch zijn, of niet benoemen wat er niet goed gaat; de focus is echter bewust ontwikkelings- en oplossingsgericht. Daarmee is zij duurzamer,  kent meer doorwerking , dan puur traditioneel onderzoek. Daarmee draagt zij voor Rekenkamer(Commissie)’s  meer bij aan de ondersteuning van de kaderstellende rol van de Raad.

Onderzoeksaanpak

De onderzoeksaanpak kent 5 fases ( de 5 V’s):

  1. Verwoorden: wat is het onderwerp, de vraag- en doelstelling van het beleidsterrein & onderzoek?
  2. Verdiepen: wat is de situatie nu (met aandacht voor wat er wel goed gaat en wat wordt ervaren als de krachten en gedeelde waardes in de organisatie
  3. Verbeelden: waar willen we over 10 jaar staan, wat is het gewenste, gedroomde plaatje?
  4. Vormgeven: welke concrete acties en tussentijdse resultaten zijn er nodig om tot het ideaalplaatje te komen?
  5. Verwezenlijken: een uitvoeringsplan maken en uitvoeren

Deze stappen worden idealiter met het gehele systeem, alle betrokken actoren doorlopen.
De allereerste aanpakken in de USA kende 4 fasen ( 4D’s):

  1. Discover
  2. Dream
  3. Design
  4. Destiny

Onderzoeksaanpak voor Rekenkamer(commissie)s

Voor (lokale) Rekenkamer(Commissie)s is een  tussenvorm van AI , genoemd de ‘waarderende benadering’ direkt  toepasbaar.

Figuur 2: naar: ‘waarderend auditen bij de RAD, katalysator voor verbetering’. L. Zarrou, R. Kalker & M. De Zeeuw, 2010.

Voor de toepassing voor lokale rekenkamers  is het  toepassen van de waarderende benadering kritisch en tevens ontwikkelings- en oplossingsgericht. Daarmee is zij duurzamer,  kent meer doorwerking , dan puur traditioneel onderzoek. Zij voldoet daarmee aan aanbevelingen uit de evaluatie van lokale rekenkamercommissies (rapport Berenschot).

Waarderend Onderzoeken voor lokaal rekenkameronderzoek, is door Drs Lydia Zwier geconcretiseerd  in het model met 6 fasen (6 V’s):

  1. Verwoorden: wat is het onderwerp, de vraag- en doelstelling van het beleidsterrein & onderzoek? Wat zijn huidig geldende normen?
  2. Verdiepen: wat is de situatie nu (met aandacht voor wat er wel goed gaat en wat wordt ervaren als de krachten en gedeelde waardes in de organisatie; dit zijn de bevindingen en feitelijke conclusies)
  3. Verbeelden: waar willen we over 10 jaar staan, wat is het gewenste, gedroomde plaatje ?
  4. Verbinden: de beelden van diverse onderdelen/groepen/beleidsvelden met elkaar in verbinding brengen ten bate van het spreken van 1 taal en het vinden van gedeelde sterke kanten, waarden en momenta.
  5. Vormgeven : welke krachten en waarden kunnen we inzetten om te komen op het gewenste punt?  En wanneer ? (door de rekenkamercommissie te verwoorden in de conclusies en aanbevelingen)
  6. Verwezenlijken: een uitvoeringsplan maken en uitvoeren (deze activiteiten zijn aan het college en de organisatie,  op basis van de door de raad aangenomen aanbevelingen)

Andere toepassingen

Andere toepassingen van AI-methoden, als aanvulling op traditionele  onderzoeken met langere doorlooptijden, bij (lokale) Rekenkamer(commissie)s kunnen o.a. zijn:

  • Best practices (h)erkennen
  • Het  vormen van een normenkader
  • Komen tot (gedragen) onderzoeksonderwerpen
  • Verbetering informatievoorziening (of komen tot een checklist informatievoorziening)  voor Raadsleden

Zie ook

  • Waarderend organiseren
  • Waarderend samenwerken
  • Sociale Innovatie
  • Duurzaamheid
  • Waarderend Auditen
  • Waarderend veranderen

Auteur: Drs Lydia M.D. Zwier-Kentie – november 2012

Referenties:

 

Verzoek van de raad voor rekenkameronderzoek

De rekenkamer bepaalt de eigen onderzoeksagenda. Maar de raad mag van de wetgever een formeel verzoek indienen bij de rekenkamer(commissie). Een formeel verzoek van de raad is geen geheel vrijblijvende aangelegenheid. Maar, de raad kan géén opdracht geven aan de rekenkamer tot het uitvoeren van een onderzoek.

Afspraken over vorm van een formeel verzoek

Het is van belang dat er goede afspraken zijn over de manier waarop een formeel verzoek van de raad kan plaatsvinden. Bijvoorbeeld:

  • in de vorm van een formeel raadsverzoek (op basis van een raadsmeerderheid) dat wordt voorgelegd aan de rekenkamer,
  • motiveringsvereiste waarom de raad een verzoek indient of
  • dat ook een verzoek vanuit een of meer fracties of door een individueel raadslid mogelijk is.

Beslissing op het verzoek

Het is de rekenkamer zelf die beslist of wordt ingegaan op een verzoek. Hiervoor kan de rekenkamer gebruik maken van beoordelingscriteria voor een verzoek om rekenkameronderzoek.

Uiteraard is een goede motivering om te beoordelen of het onderwerp onderzoekswaardig is voor de rekenkamer(commissie) van belang. Aangeraden wordt hiervoor regels vast te leggen, bijvoorbeeld in de verordening. Deze regels zijn de basis voor de motivering van het al dan niet honoreren van een verzoek van de raad.

Redenen om niet in te gaan op een verzoek van de raad kunnen bijvoorbeeld zijn dat het onderwerp niet past binnen de taakopdracht of de bevoegdheden van de rekenkamer(commissie), het onderwerp te politiek van aard is of dat het onderwerp niet te onderzoeken is (te groot, te vage vraagstelling etc.). In het laatste geval ligt het voor de hand dat de rekenkamer(commissie) in overleg treedt met de raad om te bekijken of er tot een betere onderzoeksvraagstelling gekomen kan worden.

Wettelijke taak gemeentelijke rekenkamer

Rekenkameronderzoek is een bij wet duidelijk afgebakend terrein. Volgens artikel 182 Gemeentewet onderzoekt de rekenkamer(commissie) de doelmatigheid, doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur.

Een door de rekenkamer(commissie) ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur is per definitie geen controle van de jaarrekening. Dat is het werkterrein van de accountant, die door de raad daarvoor is ingehuurd.

De breedte van het onderzoeksdomein maakt dat van rekenkameronderzoekers een generalistische instelling verwacht mag worden: ze ‘moeten van alle markten thuis zijn’. Te veel specifiek gerichte vakkennis en ervaring kan contraproductief zijn omdat dit tot de neiging kan leiden om vakjargon en de standaardaanpak op het eigen vakgebied teveel als vanzelfsprekend te beschouwen.

Timing van onderzoek

Timing is waarschijnlijk de meest genoemde factor als het gaat om doorwerking. Onder timing worden de volgende aspecten verstaan:

  • Het moment waarop het onderzoek wordt gestart.
  • De doorlooptijd van het onderzoekproces.
  • De tijdigheid of timing van de resultaten: Met tijdigheid of timing wordt bedoeld dat de uitkomsten eerder bekend moeten zijn voordat het onderzochte probleem (deels) is opgelost of is vervangen.
  • Het moment waarop de uitkomsten in de politieke arena bekend worden. Is op het moment dat de uikomsten bekend worden wel aandacht, tijd en interesse vanuit de politiek om het onderzoek te gaan gebruiken? Of is het bijvoorbeeld verkiezingstijd?
  • De incubatietijd van het onderzoek.

Voorbeelden

  • Een aanbeveling uit onderzoek komt te vroeg als er nog geen enkel beleidsinitiatief is en komt te laat wanner het beleid al is ontwikkeld.
  • Wanneer een advies kan worden gekoppeld aan de ontwikkeling van een belangrijk strategisch visiedocument, is de doorwerking maximaal.
  • Sommige perioden in het jaar zijn nu eenmaal meer geschikt om een belangrijk advies te presenteren dan andere perioden.
  • Bij ee lange doorlooptijd van een onderzoek kan het college / gedeputeerde staten soms niet te lang wachten met het maken van beleid. Soms maakt het college / gedeputeerde staten dan al beleid zonder op de uitkomsten van het onderzoek te wachten.

Relevante cycli

  • De verkiezingscyclus: deze cyclus is relatief groot. Eens per vier jaar treedt er een nieuwe raad / provinciale staten aan. Ieder college / gedeputeerde staten heeft een gewenningsperiode waarin aanbevelingen nog niet optimaal zullen landen. Ook op het eind van iedere raadsperiode zullen onderzoeken door de naderende verkiezingen minder doorwerking krijgen. Vandaar dat onderzoeken die in het midden van de verkiezingscyclus worden uitgebracht (grofweg de middelste twee jaar) optimaal doorwerken.
  • De beleidscyclus: de lengte van deze cyclus varieert met de complexiteit van het beleidsterrein en de politieke urgentie die er is om het beleid te veranderen. De meeste doorwerking vindt grofweg plaats in het midden en op het eind van de beleidscyclus.
  • De P&C -cyclus: onderzoeken die op een verkeerd moment in de planning- en controlcyclus worden uitgebracht, kunnen doorwerking missen. Ze komen dan op een heel druk moment in de cyclus, waardoor er relatief minder aandacht is voor de adviezen. Een onderzoek dat wordt uitbracht vlak voor de algemene beschouwingen, kan politiek en mediatechnisch gezien ‘handig’ zijn. Maar gezien de drukte in de ambtelijke organisatie kan er juist dan ook iets minder doorwerking zijn.
  • De cyclus van stelselherzieningen: onderzoeken die worden uitgebracht tijdens de ontwikkeling en doorvoering van stelselherzieningen kunnen inhoudelijk zeker doorwerken. Ze kunnen tegelijkertijd ook enige doorwerking missen als ze worden uitgebracht in een periode waarin de positie van het Rijk onduidelijk is of wijzigt.

Scorekaart: wel of niet meedoen aan gezamenlijk onderzoek ?

Wat is de Scorekaart?

De Scorekaart is een lijst van vragen die een rekenkamer ondersteunt in haar besluitvorming om wel of niet mee te doen in een gezamenlijk onderzoek.

Wat is de basis van de Scorekaart?

Begin 2011 heeft de NVRR Kring Onderzoek een aantal gezamenlijke rekenkameronderzoeken geanalyseerd en een notitie geschreven met lessen en ervaringen. Begin 2012 is een gezamenlijk onderzoek naar bedrijventerreinen afgerond.  De evaluatie van dit onderzoek en de notitie van de Kring Onderzoek, vormen de inhoudelijke basis voor de 10 vragen.

Hoe gebruik ik de Scorekaart?

De Scorekaart werkt als een schoolrapport. U bespreekt de vragen met uw collega’s en vult de Scorekaart in. Elke vraag die u met ‘ja’ beantwoordt krijgt een score van 1 punt. Een totaal van 10 punten is uitmuntend en 1 punt is zeer slecht.

Wat is de totaalscore en wat besluiten we?

U telt de scores op en besluit of uw rekenkamer/commissie:

  • wel mee doet met het gezamenlijk onderzoek;
  • niet mee doet met het gezamenlijk onderzoek;
  • het besluit uitstelt, en probeert het onderzoeksvoorstel te verbeteren.

auteur: Kring onderzoek NVRR – genoteerd doorRonald Hoekstra

Suggesties voor rekenkameronderzoek van derden

Het is mogelijk en wenselijk dat de rekenkamer(commissie) suggesties voor onderzoeksonderwerpen ontvangt van derden zoals raad(sfracties), het college, individuele burgers of belangengroepen. Naar verwachting zal de behoefte van het college om suggesties te doen in de praktijk niet groot zijn. Het college heeft immers zijn eigen onderzoeksbevoegdheid (o.a. 213a).

Inbreng van derden is van belang voor de diversiteit en relevantie van onderwerpen. De rekenkamer(commissie) kan actief suggesties van burgers of maatschappelijke organisaties vragen en / of het indienen van suggesties gemakkelijker maken. Bijvoorbeeld:

  • via de website van de rekenkamer,
  • via een uitnodiging in een huis-aan-huisblad,
  • via een breed verspreide publieksfolder,
  • via sociale media,
  • via een enquête.

Het is de rekenkamer zelf die beslist of wordt ingegaan op een verzoek. Hiervoor kan de rekenkamer gebruik maken van selectiecriteria voor een verzoek om rekenkameronderzoek.

De rekenkamer(commissie) zal selectief om moeten gaan met ontvangen suggesties van derden. Daarom zal de rekenkamer eisen moeten stellen aan de suggesties die zij in overweging wil nemen.
Als een vraag niet relevant of onderzoekbaar is voor de rekenkamer (commissie) kan zij de vraag doorspelen aan bijvoorbeeld de ombudsman of – met toestemming van de vragensteller! – aan een gemeentelijke dienst.
Ook kan de rekenkamer een concreet verzoek in een bredere context plaatsen en vervolgens onderzoek verrichten naar die bredere problematiek.

Presentatie rapport aan de raad

Na publicatie volgt de presentatie van het rapport aan de raad. Dat kan op veel manieren: wel of niet in aanwezigheid van de rekenkamer, aan de raad als geheel of eerst aan de commissie etc.

Het komt de besluitvorming over een rekenkamerrapport in de raad ten goede, als de raad vóór de plenaire behandeling met de rekenkamer van gedachten heeft kunnen wisselen over het gepresenteerde rapport. De raad kan vragen stellen en de rekenkamer kan het rapport en de achtergronden van het onderzoek nog eens toelichten. De besluitvorming over een rekenkamerrapport vindt bij voorkeur plaats d.m.v. een raadsvoorstel.

Er zijn veel manieren waarop gemeenteraden in het land de besluitvorming over rekenkamerrapporten in de raad voorbereiden. De drie belangrijkste vormen zijn:

  • Bespreking in een vaste raadscommissie (dat kan een aparte ‘commissie voor de rekenkamer’ zijn, maar ook bijvoorbeeld de ‘commissie Algemene zaken’ ). Een mogelijke variant hierop is dat al naar gelang het onderwerp deze commissie wordt aangevuld met de leden uit een of meer vakcommissies. Ook kan er een gezamenlijke commissievergadering worden belegd.
  • Bespreking in de voor het onderwerp geëigende vakcommissie.
  • Bespreking in een politieke markt (ad hoc samenstelling van de raadsdelegatie waarmee het rapport besproken wordt).

Verloop van de presentatie aan de raad

Voor een goede behandeling van het rekenkamerrapport is het van belang, dat de procedures voor behandeling voor alle deelnemers duidelijk zijn.
De voorzitter van de betreffende commissie of politieke marktbijeenkomst heeft daarbij een belangrijke rol. Hij of zij moet te bewaken, dat de afgesproken procedure bij behandeling in de betreffende (commissie)bijeenkomst ook daadwerkelijk wordt gevolgd. De commissie of raadsdelegatie besluit vervolgens zelf over de verdere behandeling van het rapport. Bijvoorbeeld of het rapport nog afzonderlijk in de gehele raad wordt behandeld (zonder een actieve rol van de rekenkamer(commissie).

De presentatie aan cq. bespreking met de raad kan er als volgt uit zien:

  • presentatie door de rekenkamer van het onderzoeksrapport;
  • beantwoording van vragen van de commissieleden (of raadsdelegatie);
  • rekenkamer maakt plaats voor portefeuillehouder(s)
  • gedachtewisseling van commissieleden met college;
  • conclusies m.b.t. de gedane aanbevelingen.

Desgewenst kan de rekenkamer of de griffie de raads- of commissieleden in hun voorbereiding tegemoet komen, door de belangrijkste te stellen vragen over het onderzoeksrapport en de antwoorden daarop alvast op papier te zetten. De rekenkamer(commissie) kan ook suggesties doen voor vragen aan het college.

Loskoppelen presentatie en debat

Bij voorkeur wordt de presentatie en de toelichting door de rekenkamer aan de raadscommissie of politieke markt losgekoppeld van het debat tussen raad en wethouder. Als bijvoorbeeld ook de wethouder zou kunnen deelnemen aan het open vraag- en antwoordspel tussen rekenkamer en raad, zou deze gedachtewisseling al snel het karakter van een raadsdebat kunnen krijgen. Hierbij loopt de rekenkamer het risico in een onwenselijke positie tussen raad en wethouder terecht te komen.
Het is in veel gemeenten gebruikelijk het politieke debat pas te agenderen, nadat de raad een bestuurlijke reactie van het college op het rapport heeft ontvangen.

Strategische doorwerking

Strategische doorwerking is de verandering van de machtspositie van één of meerdere (doel)groepen door de uitkomsten van een onderzoek. Hierdoor worden zij beter in staat gesteld hun doelen te bereiken. Van strategische doorwerking is ook sprake als het rekenkameronderzoek een functie heeft gehad in het agenderen van onderwerpen, het versnellen of het vertragen van beleidsprocessen, etc. Wanneer het onderzoek het bestaande beleid ondersteunt, heeft het met name een legitimerende functie.
Uit onderzoek blijkt, dat dit type doorwerking in de praktijk vrij vaak voorkomt.

Sjabloon offerte aanvraag

Aanleiding en doelstelling

Geef hier aan waarom het onderzoek wordt uitgevoerd en wat er met dit onderzoek bereikt moet worden. Dit geeft bureaus inzicht in de achterliggende problematiek en vragen. Ook wordt hiermee duidelijk gemaakt wat er met het onderzoek bereikt moet worden bijvoorbeeld een verandering teweeg brengen, de waarheid boven tafel krijgen of leerervaringen opdoen. Getoetst moet worden aan doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid.

Probleemstelling en onderzoeksvragen

Omschrijf wat de probleemstelling van het onderzoek is. Dit is de meest basale onderzoeksvraag die gesteld kan worden. Er zou van het onderzoeksbureau verwacht mogen worden dat ze deze vraag kunnen vertalen in een aantal concrete onderzoeksvragen. Daar zou gebruik van gemaakt kunnen worden. Natuurlijk kun je ook zelf de onderzoeksvragen formuleren en aan het bureau vragen of ze ermee uit de voeten kunnen en/of ze zelf nog aanvullende vragen hebben. In ieder geval dienen de onderzoeksvragen door het bureau beantwoord  te worden. Dit dient in de offerteaanvraag duidelijk te worden aangegeven.

Specifieke wensen ten aanzien van de methode en werkwijze

Vermeld hier eventuele specifieke wensen ten aanzien van de te gebruiken onderzoeksmethode en werkwijze. Moeten er interviews plaatsvinden en dan met wie, bijvoorbeeld medewerkers van de ambtelijke organisaties, bestuurders, raadsleden, externen bijvoorbeeld burgers. Geef eventueel ook aan of er bepaalde bestaande gegevens/bestanden in het onderzoek moeten worden meegenomen. Ga echter hier zorgvuldig mee om. Je kunt hiermee de gehele opzet van het onderzoek “dichttimmeren” terwijl het van belang is de creativiteit en deskundigheid van de offrerende onderzoeksbureaus te testen.

Ook eventuele wensen van de samenwerking met de opdrachtgever zijn van belang. Hoe moet de voortgang worden bewaakt, wie is de contactpersoon tijdens het onderzoek en hoe wordt er gekeken tegen ambtelijke en bestuurlijk hoor en wederhoor en welke rol speelt het onderzoeksbureau daarin. Vermeld hier eventueel ook in welke mate het bureau een rol speelt in het communicatietraject.

Procedure en planning

Geef hieraan wanneer de offerte ontvangen moet zijn, bijvoorbeeld datum en tijdstip en op welke wijze de offerte ingediend moet zijn (digitaal of een hardcopy of beide). Geef tevens aan welke mogelijkheden er zijn om  vragen te stellen, schriftelijk of telefonisch en aan wie. Ook voor het stellen van vragen dient een deadline te worden aangegeven bijvoorbeeld binnen veertien dagen na ontvangst van de offerteaanvraag. Bij schriftelijk ingediende vragen heb je de mogelijkheid om de andere bureaus daar ook kennis van te laten nemen. Dit dien je echter vooraf aan te geven. Omschrijf hier ook de selectieprocedure als de doorlooptijd van het onderzoek en wanneer en op welke wijze er met het onderzoek begonnen wordt. Bijvoorbeeld er zou begonnen kunnen worden met een startbijeenkomst voor de betrokkenen.

Eindproduct

Geef hierbij aan of het eindproduct een onderdeel is van een rapport van de rekenkamercommissie of dat het een zelfstandig herkenbaar rapport van een extern bureau is of dat het bureau er een herkenbaar rapport van de rekenkamercommissie van moet maken.

Beschikbare budget

Dit is facultatief. We zijn natuurlijk niet verplicht aan te geven welk budget er beschikbaar is voor het onderzoek. Bij relatief eenvoudige onderzoeken is dit ook niet nodig, tenzij het budget erg laag is. Echter bij meer complexe onderzoeken waarbij de bureaus veel vrijheid hebben bij het bepalen van hun voorstel kan het handig zijn om een indicatie van het budget aan te geven. Dit voorkomt een te beperkt of een te uitgebreid onderzoeksvoorstel en op deze wijze kunnen onderzoeksvoorstellen beter met elkaar vergeleken worden (prijs-kwaliteit verhouding).

Selectiecriteria

Geef hierbij aan op basis van welke criteria de offertes worden beoordeeld. Hoe worden zaken als prijs, de aanpak en de ervaring van het bureau tegen elkaar afgewogen. Wordt er gewoon voor de goedkoopste offerte gekozen of wordt er voor de beste aanpak gekozen die binnen het budget blijft of er eventueel iets boven kan liggen? Een aantal criteria zal hierbij belangrijk gevonden worden zoals de inhoudelijke deskundigheid, de ervaring met dit type onderzoek verwijzend naar referenties, de gekozen methode en werkwijze. Ook speelt hier de onafhankelijkheid van het bureau een grote rol. Zijn er eerder opdrachten voor de gemeenten in opdracht door de gemeenten uitgevoerd? Hoe lang is dat geleden en met welk doel? Ook moet hier het onderzoeksprotocol ter sprake gebracht worden.

Eisen aan de offerte

Hier kan aangegeven worden dat de offerte rechtsgeldig moet zijn en moet worden ondertekend, in welke taal en valuta de offerte gesteld moet worden en dat de offerte deel uit maakt van een af te sluiten overeenkomst met het onderzoeksbureau. Bij de opdracht verlening kan er een overeenkomst met het bureau worden afgesloten. Ook dient de geoffreerde prijs van het onderzoek inclusief de te maken reiskosten te zijn.

Adres

Hier dient aangegeven te worden waar de offerte heen moet. Dus het postadres en het e-mailadres.

Bijlagen

Eventuele bijlagen die met de offerteaanvraag worden meegezonden kunnen hier vermeld worden. In ieder geval dient het onderzoeksprotocol,  het onderzoeksplan en de Algemene Inkoopvoorwaarden die op het onderzoek van toepassing zijn als bijlage meegezonden te worden.

auteur: Rekenkamercommissie Gemeente Aalten, Oost-Gelre en Winterswijk –  ingebracht door Wil Oosterveld

Selectieproces onderzoeksonderwerpen

Een onderzoeksprogramma kan tot stand komen door aan de hand van concrete selectiecriteria een aantal onderwerpen uit de groslijst te selecteren. Het is voor de effectiviteit van de rekenkamer(commissie) doorslaggevend dat de goede onderwerpen op het goede moment worden onderzocht. Zo’n selectieproces kan op verschillende manieren verlopen. De uiteindelijke keuze voor een onderwerp is geen objectief gegeven, maar de uitkomst van een discussie, waarin objectieve criteria een rol spelen naast ‘intuïties’ op basis van signalen.

Suggestie mogelijk eerste selectieproces

Elk lid van de commissie kan bijvoorbeeld een beargumenteerde ‘top 5’ maakt aan de hand van de selectiecriteria. Het uiteindelijke programma is dan de optelsom van alle top 5’en.

Verdieping door vooronderzoek

Indien nodig kan hierna, maar vóór de definitieve vaststelling van het onderzoeksprogramma, een eerste verdiepingsslag gemaakt worden (’een vooronderzoek’). Zo kan de rekenkamer(commissie) een meer beargumenteerde prioritering maken.

Verdieping door selectietoets

Verdieping van het eerste selectieproces is het uitvoeren van een selectietoets voor een beperkt aantal geselecteerde onderwerpen. Deze selectietoets dient een aantal vragen te beantwoorden:

  • Wat is het doel, onderwerp, aanleiding?
  • Welke subonderwerpen zijn te onderscheiden (zeker wanneer het aanvankelijke onderwerp nog te algemeen is geformuleerd)?
  • Welke bronnen zijn geraadpleegd?
  • Welke beleidsnota’s zijn van belang?
  • Wat is de (recente) bemoeienis van de raad?
  • Wat is precies het probleem ofwel wat is de reden voor een onderzoek?
  • Wat is de gemeentelijke competentie blijkend uit relevante wet- en regelgeving?
  • Wat is het financieel belang?
  • Is er ander onderzoek verricht of in uitvoering? Zijn op basis van een verkenning hiervan relevante bureaus en/of onderzoekers te identificeren?
  • Is al iets te zeggen over projecttechnische succes- en faalfactoren (zoals de beschikbaarheid van specifieke kennis, de behoefte aan externe deskundigheid, de omvang en ordelijkheid van de dossiervorming terzake, specifieke stellingname van B&W, raad, media e.d. ten aanzien van het onderwerp)?

Een selectietoets biedt zo een beargumenteerde conclusie om een bepaald onderwerp wel of niet in het onderzoeksprogramma op te nemen.

Procesmatig zijn voor de selectietoets verschillende activiteiten denkbaar: vooral bureauonderzoek (raadplegen van uiteenlopende informatiesystemen, telefonische informatierondes), maar ook in beperkte mate verkennende en oriënterende gesprekken.

Selectiecriteria voor rekenkameronderzoek

Het is gebruikelijk om voor een eerste selectie van onderzoeksonderwerpen een aantal selectiecriteria te hanteren. De rekenkamer(commissie) kan desgewenst vooraf aan bepaalde criteria een groter gewicht toekennen:

  • De mate waarin het onderwerp past binnen de taakopdracht die de rekenkamer(commissie) in de wet heeft meegekregen.
  • De mate waarin het onderwerp past binnen de specifieke taakopdracht en bevoegdheden zoals vastgelegd in de verordening op de rekenkamer(commissie).
  • Een zo groot mogelijke bijdrage aan de missie / doelstellingen van de rekenkamer(commissie), gerelateerd aan de inzet van schaarse onderzoekscapaciteit.
  • Substantieel financieel, organisatorisch, bestuurlijk of maatschappelijk belang.
  • Twijfel over de effectiviteit van het beleid, de doelmatigheid van de uitvoering of de rechtmatigheid van het beleid.
  • Mate van risico voor de gemeente, waaronder financieel;
  • Toegevoegde waarde: het onderzoek levert informatie op die niet reeds uit andere bronnen bekend is.
  • Benutten van specifieke bevoegdheden.
  • Spreiding (variatie in onderwerpen, in onderzochte diensten en eventueel politiek, in portefeuilles van wethouders).
  • Bruikbaarheid (inspelen op verzoeken), bruikbaarheid van aanbevelingen en verwachte leereffecten.

Een onderzoeksprogramma zal in de praktijk tussen de 1 en 3 onderzoeken per jaar bevatten. Daarnaast kan ook nog een aantal aanvullende activiteiten (bijvoorbeeld advisering) worden gepland.