Het rapport Grip op projecten onderzoekt hoe de gemeente Eijsden-Margraten projecten initieert, stuurt en beheerst en hoe toezicht en verantwoording zijn ingericht. De Rekenkamer combineerde oriënterende gesprekken met managers en projectleiders, document- en dossieranalyse en interviews rond drie voorbeeldprojecten: Buitengewoon Buitengebied, Uittreding Sociale Zaken Maastricht-Heuvelland en Herinrichting Diepstraat. Daarnaast is met vertegenwoordigers van alle raadsfracties gesproken over hun kaderstellende en controlerende rol.

De hoofdconclusie is dat de uitvoering van projectmatig werken op orde is dankzij stevig en kundig projectmanagement. Verbetering is vooral nodig bij de voor- en nazorg van projecten en bij de informatievoorziening tussen college en raad. Zo ontbreken organisatiebrede richtlijnen, kunnen doelstellingen en kwaliteitscriteria bij de start scherper worden vastgelegd en vinden projectevaluaties nauwelijks plaats. Ook kan de informatievoorziening over grote projecten beter worden gestructureerd.

De Rekenkamer doet vijf aanbevelingen: stel afspraken en een leidraad voor projectmatig werken op, structureer de informatievoorziening, maak realistische tijdsplanningen, voer volledige risicoanalyses uit en rond projecten tijdig af en evalueer ze.

Op welke wijze initieert, stuurt en beheerst de gemeente Eijsden-Margraten haar projecten en hoe wordt toezicht gehouden en verantwoording afgelegd?
Deelvragen:
1. Welke richtlijnen en voorschriften gelden voor projectmatig werken en hoe zijn deze ingebed?
2. Zijn bij de start aanleiding, urgentie, vraagstelling en beoogd resultaat helder vastgelegd?
3. Hoe zijn voorbereiding, besluitvorming en informatievoorziening tussen raad en college ingericht?
4. Zijn kosten, personeel, planning en randvoorwaarden helder in kaart gebracht?
5. Is de projectorganisatie duidelijk, inclusief verantwoordelijkheden en bevoegdheden?
6. Is er een strategie voor communicatie en burgerparticipatie?
7. Zijn processtappen en go/no-go-momenten vastgelegd?
8. Hoe worden projecten gestuurd en beheerst, inclusief risico’s en eventuele bijsturing?
9. Hoe zijn toezicht, verantwoording, doelmatigheid, doeltreffendheid, afronding en evaluatie ingericht?