Mandaat en volmacht voor privaatrechtelijke handelingen door de decentrale rekenkamer

Mag een voorzitter van een lokale rekenkamer een opdracht verstrekken aan een onderzoeksbureau?  Soms word je als rekenkamerlid of -secretaris geconfronteerd met een ogenschijnlijk eenvoudig vraag over iets waar je nog nooit echt over nagedacht had, maar je meteen nieuwsgierig maakt. Francien Rosing, secretaris-onderzoeker van de Rekenkamer Hillegom en Lisse (en inmiddels van Haarlem), zocht het uit, zette het resultaat op LinkedIn en opeens vroeg de hele rekenkamerwereld zich af: Hoe hebben wij dat eigenlijk geregeld?

De decentrale rekenkamer verricht zelfstandig . Voor de uitvoering daarvan worden regelmatig externe onderzoeksbureaus ingehuurd. Hierbij worden privaatrechtelijke overeenkomsten (opdrachten) aangegaan. De vraag is welk bestuursorgaan bevoegd is om daarvoor mandaat en volmacht te verlenen.

Het korte antwoord: de rekenkamer heeft geen eigen rechtspersoonlijkheid en kan daarom niet zelfstandig privaatrechtelijke overeenkomsten aangaan. Daarvoor is een machtiging van het college en volmacht van de burgemeester nodig. Als dit niet geregeld is, ontstaat voor de wederpartij onzekerheid. Een onderzoeksbureau dat werkzaamheden heeft verricht, kan geconfronteerd worden met de vraag of de gemeente daadwerkelijk aan de overeenkomst gebonden is. Dat kan leiden tot vertraging, discussies over betaling of zelfs juridische procedures. Denk aan onduidelijkheid over de rechtmatigheid van uitgaven, opmerkingen van accountants of vragen van de gemeenteraad over de inrichting van de ondersteuning van de rekenkamer.

De bijgevoegde notitie van de Rekenkamer Hillegom en Lisse veronderstelt dat het volmacht rechtstreeks wordt verleend door de burgemeester en de machtiging door het college, en geeft daar voorbeelden van. In de praktijk is het echter vaak gemeentesecretaris die een ondervolmacht en ondermandaat verleent. Let op dat deze niet op persoonlijke titel (meneer of mevrouw Janssen), maar op functie (lid of (plaatsvervangend) voorzitter van de rekenkamer) staat.

Let ook op dat een volmacht en machtiging geen vrijbrief zijn. Als rekenkamer ben en blijf je gebonden aan het inkoopbeleid en de inkoopvoorwaarden van de gemeente. Deze kan de rekenkamer aanvullen met aanvullende voorwaarden. Veel rekenkamers hebben  bijvoorbeeld in het reglement van orde of onderzoeksprotocol aanvullende inkoopvoorwaarden vastgelegd, zoals een afspraak om voor elke opdracht drie offertes op te vragen. Ook bij een gemeenschappelijke rekenkamer is het van belang dat de bevoegdheid om namens de gemeente privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten expliciet is geregeld. In de praktijk komen twee vormen van gemeenschappelijke rekenkamers voor: ten eerste de gemeenschappelijke rekenkamer die is ingesteld op grond van de Gemeentewet en de Wet gemeenschappelijke regelingen en ten tweede de zogenoemde personele unie of regeling zonder meer, een samenwerkingsvorm zonder aparte gemeenschappelijke regeling.

Bij een gemeenschappelijke rekenkamer op grond van de Gemeentewet is het personeel vaak in dienst van één van de deelnemende gemeenten. Het ligt dan voor de hand dat het college en de burgemeester (of de gemeentesecretaris namens hen) van die gemeente een ondermachtiging en ondervolmacht verleent aan het rekenkamerlid dat namens de rekenkamer overeenkomsten aangaat of andere privaatrechtelijke handelingen verricht. Een voorbeeld hiervan is het Algemeen ondermandaatbesluit, ondervolmachtbesluit en ondermachtigingsbesluit en mandaatbesluit directeur Gemeenschappelijke Rekenkamer Metropool Amsterdam.

Bij een personele unie is in de verordeningen veelal geregeld welke gemeente de kosten van de rekenkamer voorschiet en vervolgens verrekent met de andere deelnemende gemeenten. Ook in die situatie ligt het voor de hand dat het college en de burgemeester (of de gemeentesecretaris namens hen) van deze administratief verantwoordelijke gemeente een ondermachtiging en ondervolmacht verstrekt aan het betrokken rekenkamerlid.

Heeft jouw rekenkamer nog geen mandaat en volmacht, of weet je het niet zeker? Neem dan in eerste instantie contact op met de jurist van jouw gemeente. Bij vragen kan je ook altijd mailen met info@rekenkamers.nl.

NB: In dit bericht gaan we uit van de gemeentelijke rekenkamer, maar hetzelfde geldt voor rekenkamers van waterschappen en provincies.