Veelgestelde vragen

Ja. Iedere rekenkamer heeft een voorzitter. Als de rekenkamer uit twee of meer leden bestaat, benoemt de gemeenteraad de voorzitter uit de leden van de rekenkamer.

Bron: artikel 81c, eerste en tweede lid, Gemeentewet.

Nee. Een rekenkamer die uit twee of meer leden bestaat, heeft een voorzitter. De raad benoemt de voorzitter uit de leden.

Bron: artikel 81c, tweede lid, Gemeentewet.

Ja. Het ingezetenschap van de gemeente is op zichzelf geen belemmering voor het lidmaatschap. Wel gelden wettelijke regels over functies en belangen die niet verenigbaar zijn met het lidmaatschap.
Zo mogen leden van de gemeenteraad en personen die bepaalde functies binnen de gemeente vervullen geen lid zijn van de rekenkamer.

Bron: artikelen 81c en 81f Gemeentewet.

De Gemeentewet bevat een lijst van functies die niet verenigbaar zijn met het lidmaatschap van een rekenkamer. Het gaat onder meer om het lidmaatschap van de gemeenteraad en bepaalde functies bij de gemeente en andere overheidsorganisaties.
Daarnaast verklaart artikel 81h artikel 15, eerste en tweede lid, Gemeentewet van overeenkomstige toepassing op rekenkamerleden.

Bron: artikelen 15, eerste en tweede lid, 81f en 81h Gemeentewet.

De ontslaggronden van rekenkamerleden zijn wettelijk geregeld. De gemeentelijke verordening kan deze wettelijke regeling niet zonder meer uitbreiden met aanvullende ontslaggronden.
Bij het opstellen of wijzigen van een verordening is het daarom belangrijk om aan te sluiten bij de actuele Gemeentewet.

Bron: artikel 81c Gemeentewet

De wettelijke regels over benoeming en het afleggen van de eed of belofte moeten worden toegepast op de concrete benoemingssituatie. Bij een nieuwe benoeming na afloop van een benoemingstermijn is het van belang onderscheid te maken tussen herbenoeming en een eerste benoeming.
De raad en de rekenkamer doen er goed aan de actuele benoemingsprocedure en de formulering van het raadsbesluit vooraf te controleren.

Bron: artikelen 81c en 81d Gemeentewet.

Het reglement van orde moet ter kennisneming aan de gemeenteraad worden gezonden. Voor de bekendmaking en publicatie van gemeentelijke besluiten en regelingen gelden daarnaast de regels van de Wet elektronische publicaties en de Gemeentewet.
Voor de actuele wijze van publiceren moet worden aangesloten bij de geldende publicatieregels

Bron: artikel 81i Gemeentewet; Wet elektronische publicaties; artikel 139 Gemeentewet.

Ja. De Gemeentewet maakt het mogelijk dat ambtenaren werkzaamheden voor de rekenkamer verrichten. Ambtenaren die werkzaamheden voor de rekenkamer verrichten, zijn voor die werkzaamheden uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de rekenkamer. Voor ambtenaren die op de griffie werkzaam zijn geldt een bijzondere regeling.

Bron: artikel 81j, tweede tot en met vierde lid, Gemeentewet.

Ja. De Gemeentewet beperkt de rekenkamer niet tot onderzoek achteraf. Een rekenkamer kan ook onderzoek uitvoeren naar de voorbereiding of inrichting van beleid, bijvoorbeeld om vooraf inzicht te geven in mogelijke effecten, risico’s of uitvoerbaarheid.

Bij een ex ante onderzoek moet de rekenkamer uiteraard binnen haar wettelijke taak blijven.

Bron: artikel 182 Gemeentewet.

De rekenkamer kan alle documenten onderzoeken die bij het gemeentebestuur berusten en die zij voor haar onderzoek nodig acht. Het gemeentebestuur moet de benodigde inlichtingen verstrekken.

Bron: artikel 183 Gemeentewet.

Onder bepaalde voorwaarden kan de rekenkamer ook onderzoek doen bij instellingen en organisaties die niet rechtstreeks onderdeel zijn van de gemeente. De Gemeentewet bevat hiervoor specifieke bevoegdheden en voorwaarden.

Bron: artikel 184 Gemeentewet.

Ja. De onderzoeksbevoegdheden van de rekenkamer kunnen ook betrekking hebben op informatie die vertrouwelijk of geheim is. De rekenkamer moet vervolgens rekening houden met de wettelijke regels over geheimhouding en openbaarheid.

In openbare rapporten mogen geen gegevens of bevindingen worden opgenomen die naar hun aard vertrouwelijk zijn.

Bron: artikelen 183 en 185 Gemeentewet; voor de specifieke geheimhoudingsgrondslag tevens de toepasselijke wettelijke regeling

Voordat een rekenkamer haar rapport vaststelt, moet zij het onderzochte orgaan in de gelegenheid stellen binnen een redelijke termijn te reageren op haar bevindingen en voorlopige conclusies.

Een bestuurlijke reactie kan vervolgens bij het rapport worden gevoegd.

Een rekenkamer kan daarnaast in haar eigen onderzoeksprotocol afspraken maken over een afzonderlijk ambtelijk feitenonderzoek of ambtelijk wederhoor.

Bron: artikel 185, tweede lid, Gemeentewet.

Zie ook: Hoor en wederhoor

Het college moet de gemeenteraad jaarlijks een overzicht sturen van de voorstellen die de rekenkamer aan het college heeft gedaan. Daarbij moet het college zijn standpunt geven en aangeven op welke wijze aan de voorstellen vervolg is gegeven.

Dit is een wettelijke rapportageverplichting.

Bron: artikel 185a Gemeentewet.

Zie ook: Handreiking ‘Rapportage van de opvolging van de aanbevelingen’

De wet schrijft voor dat het college jaarlijks rapporteert over de voorstellen van de rekenkamer en de opvolging daarvan.

Daarnaast kan een rekenkamer met de gemeenteraad afspraken maken over de monitoring van aanbevelingen die aan de raad zijn gericht. Bijvoorbeeld door deze op te nemen in een overzicht van aangenomen moties en toezeggingen.

Bron: artikel 185a Gemeentewet; voor aanbevelingen aan de raad de lokaal geldende werkwijze.

Zie ook: Handreiking ‘Rapportage van de opvolging van de aanbevelingen’

Ja, maar alleen als de verwerking voldoet aan de AVG. Wanneer het bureau als verwerker optreedt, moeten de afspraken voldoen aan artikel 28 AVG.
Leg daarbij onder meer vast welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welk doel, hoe lang de gegevens worden bewaard, welke beveiligingsmaatregelen gelden en wat er na afloop met de gegevens gebeurt.

Bron: artikel 28 AVG.

Leg in de overeenkomst minimaal vast:

• welke informatie het bureau ontvangt;
• voor welk doel de informatie mag worden gebruikt;
• wie toegang heeft;
• welke beveiligingsmaatregelen gelden;
• welke geheimhoudingsverplichtingen gelden;
• hoe met kopieën en afgeleide informatie wordt omgegaan;
• wat na afloop van het onderzoek met de informatie gebeurt;
• welke informatie moet worden gearchiveerd.

Wanneer sprake is van persoonsgegevens moeten daarnaast de vereisten uit de AVG worden gevolgd.

Bron: AVG, met name artikelen 5, 28 en 32; artikel 183 Gemeentewet.

Niet automatisch. Of de voorzitter daartoe bevoegd is, hangt af van de juridische inrichting van de rekenkamer en de geldende bevoegdheids-, mandaat- en volmachtregelingen.

Daarnaast moet eerst worden vastgesteld welke partij in de specifieke verwerking verwerkingsverantwoordelijke en welke partij verwerker is.

Bron: artikel 28 AVG; artikelen 81j en 183 Gemeentewet; toepasselijke gemeentelijke mandaat- en volmachtregeling.

Elke rekenkamer verwerkt persoonsgegevens. Dat betekent ook dat het hebben van een functionaris gegevensbescherming (FG) verplicht is. Dat kan een eigen FG zijn, de FG van de gemeente of de (nog aan te stellen) FG van de Vereniging van Rekenkamers.

Wanneer een rekenkamer gebruikmaakt van de FG van de gemeente, moeten hierover duidelijke afspraken worden gemaakt. Ook moet de onafhankelijkheid van de FG worden gewaarborgd.

Bron: artikel 37 AVG.

Voor de fase vóór overbrenging naar een archiefbewaarplaats gelden de verantwoordelijkheden die voortvloeien uit de Archiefwet en de gemeentelijke inrichting van het informatiebeheer.

Een rekenkamer doet er goed aan hierover afspraken te maken met de gemeentelijke informatiebeheerder en gemeentearchivaris. Daarbij moet worden vastgelegd wie verantwoordelijk is voor beheer, toegang, selectie en vernietiging.

Bron: artikelen 3, 5 en 7 Archiefwet 1995; Archiefbesluit 1995; gemeentelijke archiefverordening en selectielijst. De Archiefwet en het Archiefbesluit zijn actuele regelgeving.

Onderliggende documenten die de rekenkamer in het kader van haar taak ontvangt of opstelt, kunnen archiefbescheiden zijn. Denk bijvoorbeeld aan onderzoeksdossiers, interviewverslagen, onderzoeksdata, correspondentie en bestuurlijke reacties.

Welke documenten uiteindelijk moeten worden bewaard of vernietigd, wordt bepaald aan de hand van de toepasselijke selectielijst en de regels voor informatiebeheer.

Bron: artikelen 1, 3 en 5 Archiefwet 1995; toepasselijke selectielijst.

Vertrouwelijke informatie moet worden beheerd volgens de toepasselijke regels voor informatiebeveiliging, archivering en openbaarheid.
Bij overbrenging naar een archiefbewaarplaats kan de openbaarheid van archiefbescheiden onder voorwaarden worden beperkt. De gemeentearchivaris kan adviseren over de toepassing hiervan.

Bron: artikel 15 Archiefwet 1995; hoofdstuk 5 Woo. Artikel 15 Archiefwet is nog steeds geldend.

E-mails kunnen archiefbescheiden zijn wanneer zij naar hun aard bestemd zijn om bij het overheidsorgaan te berusten. Of een specifiek bericht moet worden bewaard, hangt af van de aard en functie van het bericht en de toepasselijke selectielijst.

Voor rekenkamers zijn de specifieke regels voor e-mailbewaring daarom belangrijk. Een algemene regel dat iedere e-mail altijd permanent moet worden bewaard, is te stellig.

Bron: artikel 1, onderdeel c, en artikel 5 Archiefwet 1995; toepasselijke selectielijst voor gemeenten.

Een rekenkamerlid kan werkzaamheden voor de eigen rekenkamer verrichten. Daarbij moet wel worden voorkomen dat de onafhankelijke positie van de rekenkamer of het lid in het geding komt.

Een rekenkamerlid kan bijvoorbeeld niet zonder meer via een eigen commercieel onderzoeksbureau een offerte indienen voor een opdracht van de rekenkamer.

De concrete situatie moet worden getoetst aan de regels over onverenigbare functies en verboden handelingen.

Bron: artikelen 81f en 81h Gemeentewet, in samenhang met artikel 15 Gemeentewet.

De rekenkamer kan vooraf controleren of een bureau of de bij het onderzoek betrokken onderzoekers eerder betrokken zijn geweest bij de gemeente, het onderzochte beleidsterrein of de betreffende casus.

Het is verstandig om hierover in de offerteprocedure en opdrachtvoorwaarden duidelijke afspraken te maken.

Bron: algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de toepasselijke inkoop- en aanbestedingsregels; voor rekenkamerleden tevens artikelen 81f en 81h Gemeentewet.

Dat hangt af van de lokale verordening en de daarin opgenomen regeling voor de vergoeding en tegemoetkoming in kosten.

Controleer daarom altijd eerst de geldende gemeentelijke verordening.

Bron: artikel 81k Gemeentewet; toepasselijke gemeentelijke verordening.

Er is geen algemene regel waarmee voor alle rekenkamerleden kan worden vastgesteld dat zij wel of niet btw-plichtig zijn.

De btw-behandeling hangt onder meer af van de omstandigheden waaronder het rekenkamerlid werkzaamheden verricht en van de fiscale positie van de betrokkene.

De Belastingdienst heeft volgens de informatie die aan deze FAQ ten grondslag ligt geen algemene uitspraak gedaan die voor alle rekenkamerleden geldt. Bij twijfel moet de individuele situatie worden voorgelegd aan de Belastingdienst.

Bron: Wet op de omzetbelasting 1968; Belastingdienst. De fiscale beoordeling is afhankelijk van de individuele situatie.

De rekenkamer zelf is geen afzonderlijke aanspraakgerechtigde op het btw-compensatiefonds. Of btw die samenhangt met werkzaamheden voor de rekenkamer via de gemeente kan worden gecompenseerd, hangt af van de wettelijke voorwaarden en de manier waarop de gemeente de uitgave en de rekenkamer heeft georganiseerd.

De praktijk kan daarom per gemeente verschillen. Het is niet juist om als algemene regel te stellen dat alle btw over rekenkameronderzoek automatisch wordt gecompenseerd.

Bron: Wet op het btw-compensatiefonds; Wet op de omzetbelasting 1968; gemeentelijke financiële administratie.