Auteur: Secretariaat

Waarom is deze toolbox ontwikkeld?

De rijksoverheid wil meer inzicht in de kwaliteit van beleid: hoe goed zijn beleidsvoorstellen onderbouwd en wat leveren beleidsmaatregelen op? Die informatie moet leiden tot betere informatie bij het nemen van beslissingen over het uitgeven van publiek geld. Goed evaluatieonderzoek is daarbij onmisbaar. We merkten dat er binnen de rijksoverheid maar ook andere overheidsinstellingen behoefte bestond aan een goede, laagdrempelige ondersteuning bij het uitvoeren van beleidsevaluaties. Daarbij ging het in eerste instantie om van het toepassen van de juiste methoden en technieken voor het beantwoorden van uiteenlopende evaluatievragen. Maar juist ook het stellen van de goede vragen is heel belangrijk: hóe je evalueert hangt immers af van wát je moet evalueren. Gaat het bijvoorbeeld om een relatief eenvoudige maatregel, of juist om een ingewikkeld programma. Wil je ‘effecten meten’ of is het de bedoeling om te snappen wat er is misgegaan. Of juist waarom iets heel succesvol was natuurlijk. Dan moet je kiezen voor verklarend onderzoek. En in welke fase van de uitvoering zit je: is het een tussenevaluatie of kun je al echt iets zeggen over de bereikte effecten? Met de toolbox willen we onderzoekers maar ook de opdrachtgevers van evaluatieonderzoek te helpen om, gegeven de specifieke evaluatie waar behoefte aan is, de meest geschikte vragen te stellen en vervolgens het onderzoek goed te kunnen uitvoeren.

Wat kun je doen met de toolbox?

De toolbox deelt het evaluatieproces op in vijf stappen die je kunt doorlopen om een beleidsevaluatie uit te (laten) voeren. Denk daarbij aan de context, de vraagstelling, het onderzoeksontwerp, de uitvoering en de rapportage. Een belangrijk onderdeel is de keuzehulp bij het opzetten van het onderzoek. Met die keuzehulp krijg je inzicht in de mogelijke typen vragen die je kunt stellen, welk onderzoeksontwerp daarbij past maar ook welke dataverzamelingsmethoden mogelijk geschikt zijn voor jouw onderzoek. Van elke onderzoekvraag, opzet en methode is een beschrijving en andere relevante informatie beschikbaar. Denk hierbij aan voor- en nadelen en voorbeeldevaluaties. Veel van die informatie was al wel beschikbaar, maar met de toolbox kun je op één plek terecht.

Voor wie is de toolbox bedoeld?

De doelgroep is best breed en bestaat uit beleidsmedewerkers, evaluatiecoördinatoren, beleidsonderzoekers en andere belangstellenden bij het opzetten en uitvoeren van goed evaluatieonderzoek. Maar we merken ook veel belangstelling bij de ‘aanbieders’ van evaluatieonderzoek, zoals onderzoeksbureaus en leden van Vide, het Nederlands Evaluatiegenootschap. Misschien goed om te zeggen: hij is vooral bedoeld voor mensen die ook zelf nadenken – het opzetten en uitvoeren van een goede beleidsevaluatie is geen kwestie van een kant-en-klaar recept uitvoeren.

Decentrale rekenkamers doen onderzoek naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het gevoerde bestuur. Wat kunnen rekenkamers aan de tool hebben?

Veel, meen ik, want als altijd en zeker bij de rijksoverheid vormen doeltreffendheid en doelmatigheid belangrijke aspecten van evaluatieonderzoek. Wat dat betreft zijn rekenkamers natuurlijk in wezen evaluatiekamers. Rechtmatigheid komt minder aan bod, maar effectevaluaties en doelmatigheidsevaluaties vormen de kern van de aanpak. Samen met verklarende evaluaties: als je wilt leren van evaluatieonderzoek is dat natuurlijk een hele logische insteek, óók voor rekenkamers. En laat ik het ook omdraaien: wij zijn benieuwd naar hoe de toolbox in de praktijk van rekenkameronderzoek bevalt, dat horen we graag! We hebben bewust voor een website gekozen zodat de toolbox een ‘levend’ product is, die we ook in de toekomst willen blijven doorontwikkelen.

Waar is de tool te vinden en hoe werkt de tool?

De toolbox is te raadplegen via www.toolboxbeleidsevaluaties.nl. Behalve algemene informatie kun je dan de stappen van het evaluatieproces volgen, inspiratie opdoen en voorbeelden terugvinden. Misschien ook goed om te weten: er zijn geen kosten aan verbonden en je hoeft je ook niet te registreren. Heb je suggesties? Neem dan vooral contact op via het contactformulier op de website.

De NVRR (Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies) is geschrokken van het onderzoek naar politieke druk op lokale rekenkamers. De uitkomst dat rekenkamers regelmatig deze druk ervaren, laat zien dat rekenkamers volwassen worden en er toe doen. Hoewel het in veel gevallen goed gaat, laat het onderzoek tegelijk ook zien dat er nog steeds gemeenteraden zijn die alles doen om de lokale rekenkamer het werken onmogelijk te maken. Budgetten met 2/3 verlagen, systematisch weigeren rapporten te behandelen of de rekenkamer verbieden zelf onderzoeken te publiceren. De NVRR herkent de signalen maar de schaal waarop dit gebeurt, is verontrustend. Uit democratisch oogpunt is het onacceptabel. Macht kan niet zonder tegenmacht, transparant bestuur is onmisbaar en lokaal bestuur is gebaat bij onafhankelijk onderzoek. Maar onafhankelijk onderzoek kan niet zonder onafhankelijk budget. Al eerder signaleerde de ROB dat de positie van decentrale rekenkamers versterkt moet worden. Op dit moment ontbreken garanties dat gemeenten de wettelijke taak ten aanzien van de rekenkamer daadwerkelijk uitvoeren.

De NVRR roept alle rekenkamers en rekenkamercommissies die deze ervaringen op deze te melden via info@nvrr.nl.

Eerder is in de ALV afgesproken een klankbordgroep te vormen, die het bestuur in kan schakelen om mee te denken over uiteenlopende zaken. Daar willen we dit jaar mee starten, door aan een op ad hoc basis vanuit de leden samengestelde klankbordgroep onderwerpen voor te leggen. De samenstelling kan per keer verschillen, zodat mensen die in een onderwerp geïnteresseerd zijn of daar specifieke kennis over hebben daarbij aan kunnen sluiten. Er wordt op de website een oproep geplaatst voor klankbordgroepleden en daarnaast kunnen ook mensen direct hiervoor worden benaderd. In de loop van 2021 worden de volgende onderwerpen aan de klankbordgroep voorgelegd:

• A) de contributiestructuur
• B) mogelijkheden om de ALV aantrekkelijker te maken
• C) de hoofdlijnen jaarplan 2022

Binnenkort starten we met het eerste onderwerp en zullen leden op de website worden uitgenodigd om deel uit te maken van de klankbordgroep die zich over de contributiestructuur zal buigen. Als je nu al staat te trappelen om je aan te melden, dan kan dat uiteraard ook door een mail met een of meerdere voorkeuren voor een onderwerp te sturen naar info@nvrr.nl.

Ook dit jaar wil het bestuur graag weer een congrescommissie vormen om me te denken over inhoud en opzet van het jaarcongres of wellicht meerdere kleinere congressen (zie ook het bericht over de uitkomsten van de ledenpeiling). Al het praktische en organisatorische werk wordt door anderen gedaan, de congrescommissie denkt mee over mogelijke onderwerpen en de vorm van bijeenkomsten. Altijd al meer je stempel op NVRR-bijeenkomsten willen drukken? Allerlei ideeën voor mooie bijeenkomsten? Volop suggesties hoe bijeenkomsten in tijden van corona prima gehouden kunnen worden? Meld je aan voor de congrescommissie, via info@nvrr.nl.

Vanuit de Thorbecke-leerstoel is een project gestart om de impact van de coronapandemie op het binnenlands bestuur zichtbaar te maken. Meer informatie is te vinden op coronapapers.nl. Onderzoeken van rekenkamers en rekenkamercommissies mogen daar natuurlijk niet ontbreken en de bedoeling is dat daar te zijner tijd naar deze rapporten wordt verwezen. In onze bibliotheek staan inmiddels twee onderzoeken naar corona, uitgevoerd door de rekenkamercommissies van Den Bosch en Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest, Leidschendam-Voorburg (WVOLV)

Diverse leden hebben ons laten weten nu nog terughoudend te zijn met onderzoek hiernaar omdat we nog middenin de pandemie zitten en men de ambtelijke organisatie en verantwoordelijke bestuurders niet voor de voeten wil lopen. Wel voegen sommige rekenkamers en rekenkamercommissies aan een al gepland of lopend onderzoek een deel toe over coronamaatregelen, zoals de rekenkamercommissie Woerden die aan een onderzoek naar het armoedebeleid een extra hoofdstuk toevoegt over de coronamaatregelen.
Op de (zeer binnenkort vernieuwde) website komt in de loop van februari een apart dossier met daarin onderzoeken naar corona.

De procedure voor de werving en selectie van de directeur NVRR is bijna afgerond. Het streven is dat de nieuwe directeur in mei begint. Op korte termijn zal bekend wie de nieuwe man of vrouw wordt.

In januari is een ledenpeiling gehouden over het NVRR-congres of misschien meerdere wel congressen. Gevraagd is aan welke bijeenkomsten (congressen, webinars, etc) leden in 2020 hebben deelgenomen, of voor 2021 de voorkeur uitgaat naar fysiek of digitaal en dan één groot of juist meerdere kleine congressen.

Er zijn 61 reacties binnen gekomen. De cijfers over de deelname aan de bijeenkomsten in 2020 worden apart geanalyseerd. De toelichtingen op de antwoorden geven kleuring aan de antwoorden en zullen bij het maken van keuzen over de vorm van bijeenkomsten worden benut. Voor wat betreft de twee vragen over bijeenkomsten in 2021 is de response als volgt:

Als het corona-technisch weer mogelijk is, heb je dan een voorkeur voor fysieke of voor digitale bijeenkomsten?

• Fysiek: N= 42
• Digitaal: N=9
• Geen voorkeur: N= 10

Daarbij is onder meer de suggestie gedaan om zowel fysieke als digitale bijeenkomsten te organiseren.

Als het corona-technisch gezien weer veilig is en de NVRR besluit tot fysieke bijeenkomsten, heb je dan een voorkeur voor één groot congres of meerdere kleinere congressen?

• Meerdere kleinere congressen: N=23
• Eén groot congres: N=31
• Geen voorkeur: N=7

Daarbij is onder meer de suggestie gedaan om zowel een groot als meerdere kleinere congressen te houden.

Er wordt weer een congrescommissie gevormd, die het verzoek krijgt om mede op basis van deze uitkomsten te adviseren over het congres of de congressen van de NVRR in 2021. Lijkt het je leuk om mee te denken/organiseren van de fysieke en digitale congressen, meld je dan bij info@nvrr.nl.

Het DoeMee-onderzoek 2021 gaat over de praktijk van de Wet Openbaarheid van Bestuur, oftewel de Wob. Het O-team werkt op dit moment de onderzoeksvraag en –opzet verder uit. Ook komt er een onderzoeksprotocol zodat voor iedereen duidelijk is wat wanneer door wie wordt gedaan en wat het eindproduct zal zijn. In de tweede week van maart is de definitieve onderzoeksopzet gereed en wordt het onderzoek aanbesteed. Naar verwachting is in de tweede week van april bekend wie het onderzoek zal uitvoeren en kunnen rekenkamers en rekenkamercommissies zich definitief aanmelden. Start van het onderzoek is voorzien in mei, oplevering van de resultaten per deelnemer is voorlopig voorzien in oktober. Deelname kost zoals eerder gemeld € 300 per gemeente, waterschap of provincie.

Ondertussen zoekt het O-team ook naar mogelijkheden om het aantal deelnemers aan het onderzoek te kunnen uitbreiden. De huidige organisatie en financiering zijn gebaseerd op een veertigtal deelnemers. Inmiddels hebben al 47 rekenkamers en rekenkamercommissies zich voorlopig aangemeld. We gaan ervan uit dat hiervoor een oplossing wordt gevonden, dus elke rekenkamer of rekenkamercommissie kan zich nog voorlopig aanmelden. Mocht onverhoopt toch blijken dat er een maximum aan het aantal deelnemers gesteld moet worden, dan hanteren we wel de volgorde van voorlopige inschrijving.

Het DoeMee-onderzoek 2020 naar de Meldingen Openbare Ruimte is geëvalueerd. Meer dan de helft van de deelnemers heeft de enquête ingevuld. De waardering die zij geven aan de bijeenkomsten, opgeleverde producten en het proces is over het algemeen positief, met enkele uitschieters naar beneden en boven. Er zijn complimenten gemaakt over de flexibiliteit van het bureau dat het onderzoek heeft uitgevoerd en noten gekraakt over de verificatiegesprekken.

De uitkomst van de evaluatie laat weer eens duidelijk zien hoe belangrijk het is om duidelijk te communiceren over het proces, de planning, de rol en inspanning die van rekenkamers gevraagd wordt en het te verwachten eindproduct. Punten die we zeker mee zullen nemen bij het DoeMee- onderzoek 2021 naar de afhandeling van Wob-verzoeken.

Er zijn enkele opmerkingen gemaakt over de algemeenheid van de resultaten en de wens om meer lokale invulling. Hier zullen we met een DoeMee onderzoek moeilijk aan kunnen voldoen. Om zoveel mogelijk rekenkamers en rekenkamercommissies mee te laten doen, is standaardisatie nodig. Voor een meer lokale kleuring moeten rekenkamers en rekenkamercommissies zelf aanvullend onderzoek doen. Dat hebben veel rekenkamers en rekenkamercommissies ook gedaan.

Op 1 februari wordt de vernieuwde website van de NVRR gelanceerd. Een heldere, duidelijk vormgegeven website waarbij we gebruik kunnen maken nieuwe technische mogelijkheden. De komende tijd worden functies verder verbeterd en nieuwe functies geïntroduceerd. Speciaal voor leden komen er besloten pagina’s waar kennis, ideeën en ervaringen kunnen worden uitgewisseld – bijvoorbeeld over innovatieve onderzoeksmethoden, ervaringen met onderzoeksbureaus of manieren om de resultaten van een onderzoek op een anders dan anders manier te presenteren. En we krijgen niet alleen een nieuwe website, ook het logo is vernieuwd en geactualiseerd. Kleurstelling en vormgeving laten zien waar rekenkamers en rekenkamercommissies voor staan: betrouwbaar en gedegen onderzoek naar doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid.

We hadden natuurlijk graag de nieuwe website en het nieuwe logo tijdens een live-event aan iedereen gepresenteerd en “met een druk op een grote knop” gelanceerd. Helaas kan dat door corona nu niet en we willen niet langer wachten.

We zijn benieuwd naar de reacties!

De NVRR organiseert vier lunch-webinars over lokale rekenkamers. Marije van den Berg en Vincent van Stipdonk spitten steeds in drie kwartier een praktisch onderwerp uit. We delen inzichten en ervaringen. En passen die meteen toe! Zo kun je jouw rekenkamerwerk nog effectiever maken.

De volgende webinars zijn georganiseerd:

• 08-10-2020: Lunch-webinar 1 “Ducttape en WD-40”
• 08-10-2020: Lunch-webinar 2 “Je hebt wat onder de leden”
• 05-11-2020: Lunch-webinar 3 “Doorvragen zonder drammen?”
• 10-12-2020: Lunch-webinar 4 “Was dat de opdracht?”

Op 8 december jl. heeft de minister van BZK in een brief aan de Tweede Kamer opnieuw om uitstel van behandeling van het wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers gevraagd. De minister werkt nog aan een wijziging inzake rekenkameronderzoek bij waterschappen en zij wil ook de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording hierbij betrekken. “Het streven is de nota van wijziging in januari 2021 aan de Afdeling advisering van de Raad van State te zenden”. Daarmee wordt de kans klein dat het wetsvoorstel nog voor de Kamerverkiezingen zal worden behandeld. Het NVRR-bestuur betreurt het dat daardoor de onduidelijkheid over de toekomst van rekenkamercommissies blijft voortbestaan. De NVRR vindt het van groot belang dat er snel duidelijkheid komt – lukt het niet meer voor de Kamerverkiezingen dan toch ten minste voor de raadsverkiezingen van 2022, zodat we weten waar we aan toe zijn en met een volwaardig bestuurlijk instrumentarium voor de lokale democratie de nieuwe raadsperiode tegemoet kunnen treden. Dat is ook in het belang van een adequate ondersteuning van de volksvertegenwoordiging waar nog onlangs de ROB op heeft aangedrongen.

Privacy, daar heeft iedereen recht op. Van organisaties, en zeker ook van gemeenten, wordt verwacht dat zij de privacy van personen beschermen met soms verregaande maatregelen. Veel rekenkamers doen dan ook onderzoek naar de manier waarop gegevens verwerkt worden, in het bijzonder in het sociaal domein. De NVRR biedt rekenkamers met deze handreiking een overzicht van wat onderzoek naar dit onderwerp oplevert, en concrete suggesties voor rekenkamers die onderzoek willen doen naar dit onderwerp.

Download handreiking en bekijk webinar terug.

Over het zeer actuele onderwerp Energietransitie zijn nu twee handreikingen beschikbaar. Rekenkamers en rekenkamercommissies die met dit onderwerp aan de slag willen gaan, vinden in deze handreikingen suggesties, mogelijkheden en tips voor ex ante, ex durante en ex post onderzoek. En wie het onderwerp misschien niet meteen gaat onderzoeken maar wil weten hoe het nu zit met de energietransitie, de RES en alles wat daarmee samenhangt, is met deze handreikingen snel helemaal op de hoogte. Op donderdag 17 december om 19.30 uur en maandag 21 december om 13.00 uur zijn er twee webinars waarin deze thematiek aan de orde komt.

De handreikingen kunt u vinden:

www.rekenkamers.nl/actueel/energietransitie/

Het DoeMee-onderzoek 2021 heeft als onderwerp de praktijk van de Wet Openbaarheid van Bestuur, oftewel de Wob. Openbaarheid is geen gunst die een overheid verleent, maar een recht van een burger. Het stelt hem of haar onder meer in staat de overheid te controleren. Dat is geregeld in de Wob. Wie iets wil weten over bijvoorbeeld een bepaald besluit van de overheid kan hiervoor een Wob-verzoek indienen bij de betreffende overheid. Overheden moeten hier in principe gehoor aan geven, al kan besloten worden bepaalde informatie niet openbaar te maken. Bijvoorbeeld in geval van privacy- of bedrijfsgevoelige informatie. In de Wob is ook geregeld dat overheden binnen een bepaalde termijn op een Wob-verzoek moeten reageren.

Uit een eerste beknopte inventarisatie blijkt dat overheden verschillend met Wob-verzoeken omgaan, net als met de informatie die erover te vinden is. Zo lijken de meeste overheden wel informatie te verschaffen over het indienen van een Wob-verzoek maar verschilt de transparantie over de afhandeling. Er zijn websites waar weinig over de afhandeling te vinden is, er zijn sites waar het besluit op een Wob-verzoek in enkele regels is samengevat en er zijn sites waar het besluit en alle verstrekte informatie voor iedereen toegankelijk is. Deze laatste variant sluit het beste aan bij de nieuwe Wet open overheid die ervoor moet zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar en eenvoudig te ontsluiten is.

Voor een burger kan dit betekenen dat de mogelijkheden om van zijn of haar rechten op openbaarheid van overheidsinformatie gebruik te maken, van overheid tot overheid kunnen verschillen. In dit doemee onderzoek wordt de huidige praktijk van de Wob in kaart gebracht.

Mogelijke onderzoeksvragen zijn:

• Staat op de website hoe er een Wob-verzoek ingediend kan worden bij de overheidsinstantie?
• Hoeveel WOB-verzoeken zijn er in 2018, 2019 en 2020 bij de overheidsinstantie ingediend?
• Hoeveel van deze verzoeken zijn niet ontvankelijk verklaard? Is er zicht op de gronden voor het niet-ontvankelijke verklaren?
• Bij hoeveel van de ontvankelijke Wob-verzoeken is de informatie in één keer en tijdig verschaft?
• Welke informatie wordt er over de Wob-verzoeken publiekelijke gedeeld?
• Hoeveel juridische procedures (beroep en bezwaar) zijn er naar aanleiding van een WOB verzoek gevoerd?
• Van wie zijn de Wob-verzoeken afkomst (burgers, journalisten, belangengroeperingen, wetenschappers, etc)?
• Hoeveel WOB-verzoeken zijn er door een raads-, staten- of AB-lid vanuit die hoedanigheid ingediend?

Elke bij de NVRR aangesloten rekenkamer en rekenkamercommissie kan aan dit DoeMee-onderzoek deelnemen, ongeacht de bestuurslaag waarvoor deze werkzaam is. De Wob is immers op elke overheid van toepassing. Door met één onderzoeksopzet te werken waarbij een extern bureau alle informatie verzamelt, wordt een groot schaalvoordeel bereikt. Elke deelnemende rekenkamer (-commissie) krijgt een eigen maar wel gestandaardiseerd rapport over de overheid waar deze voor werkzaam is en kan vervolgens zelf beslissen of en hoe daar bestuurlijk verder mee wordt gegaan. De kosten voor deelname bedragen € 300 per gemeente, provincie of waterschap.

Over het gezamenlijke beeld zal een aparte publicatie verschijnen, zodat er ook landelijk aandacht voor zal zijn.

Het O-team van de NVRR gaat in de komende weken het onderzoek verder voorbereiden en de verwachting is dat het onderzoek in het tweede kwartaal van 2021 kan starten. Meer inhoudelijke en praktische informatie volgt in de komende maanden op deze website.

Voorlopige aanmelding voor deelname aan dit DoeMee-onderzoek kan via info@nvrr.nl.

Tot slot, uit elk DoeMee-onderzoek komen achteraf zaken die beter kunnen. Dit geldt ook voor het lopende DoeMee-onderzoek. Op basis van een nog uit te voeren evaluatie zullen we de lessen meenemen voor 2021.

De NVRR wil verder professionaliseren en daarvoor gaat de vereniging een directeur aantrekken. Deze functie is nieuw. Het is een belangrijke ontwikkelingsfase voor de vereniging en het bestuur wil graag met de leden in gesprek over de eisen aan en verwachtingen van de directeur.

Drie vragen staan centraal:

1. Wat verwacht je van de vereniging
2. Wat verwacht je van de directeur
3. Wat betekent dit voor het functieprofiel

We organiseren hiervoor vier digitale bijeenkomsten:

• Dinsdag 8 december, 19.30 – 21.00u
• Woensdag 9 december, 15.30 – 17.00u
• Woensdag 9 december, 19.30 – 21.00u
• Donderdag 10 december, 15.30 – 17.00u

Bij elk van de bijeenkomsten zijn bestuursleden aanwezig en de interim-directeur. We nodigende NVRR-leden van harte uit om aan één van deze bijeenkomsten deel te nemen. Mocht je verhinderd zijn, dan kan iemand anders namens jouw rekenkamer of rekenkamercommissie deelnemen. De opbrengst van de bijeenkomsten wordt later verwerkt in het definitieve functieprofiel. Verder wordt gezorgd voor een terugkoppeling van de opbrengst op hoofdlijnen naar de leden via de website.

Degenen die zich hebben opgegeven ontvangen naast de zoom-link ter voorbereiding een korte notitie met daarin meer informatie over de positie en functie en een eerste globale concept-profielschets.

Marije van den Berg en Vincent van Stipdonk organiseerden op 5 november de Lunch-webinar “Nog verder vragen?”.

Bekijk hier de video terug.

Download hieronder de sheets en het verslag.

Volgens artikel 5 van de statuten van de NVRR zijn de voorzitters lid en kan hij of zij zich bij de ALV (inclusief besluitvorming) laten vervangen. Voluit luidt de bepaling over de vervanging (artikel 5, 6e lid): “Een lid kan zich ter vergadering en bij besluitvorming laten vertegenwoordigen door een gevolmachtigde officiële plaatsvervanger”.

Om dit zorgvuldig te doen, hanteren we de volgende werkwijze.

Een lid dat niet aanwezig kan zijn bij een ALV en zich wil laten vervangen, stuurt uiterlijk 24 uur van tevoren een bericht hierover aan de NVRR (info@nvrr.nl). Dit bericht bevat ten minste de naam van de plaatsvervanger en de melding dat deze plaatsvervanger gevolmachtigd is om namens het lid aan de vergadering en de besluitvorming deel te nemen. Onvolledige berichten (ontbreken van naam of volmacht) worden teruggestuurd. Bij aanvang van de ALV meldt de voorzitter welke leden zich aldus laten vervangen; dit maakt integraal onderdeel uit van de notulen.