Overslaan en naar de inhoud gaan

Auteur: Secretariaat

Ambitie rekenkamer, missie rekenkamer, positie rekenkamer

Wettelijke doelen lokale rekenkamer

Een lokale rekenkamer moet bijdragen aan een transparanter en doelmatiger lokaal bestuur. Door het doen van onderzoek ondersteunt zij de gemeenteraad bij het uitvoeren van zijn wettelijke kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taken.

De raad formuleert bij het instellen van een lokale rekenkamer of rekenkamercommissie de kaders. De raad legt deze kaders in de regel vast in een verordening. Binnen de kaders vanuit wet en verordening geeft de rekenkamer(commissie) hieraan nadere invulling.
De rekenkamer(commissie) is niet het enige controle-instrument van de gemeenteraad. Ook dit is van belang voor de positionering van de rekenkamer(commissie).

Ambities lokale rekenkamer

De rekenkamer moet open zijn over haar ambitieniveau. De rekenkamer(commissie) moet ook verantwoording afleggen over de mate waarin zij haar doelstellingen bereikt. Het is belangrijk om aan de bevolking, gemeenteraad en college duidelijk te maken wat voor soort rekenkamer(functie) zij kunnen verwachten. Om dit te kunnen bepalen kan de rekenkamer antwoord geven op de volgende vragen:
Wat willen we bereiken?
Wat gaan we daarvoor doen?
En welk soort rekenkamer willen we zijn, resp. welk soort onderzoek willen we doen?

Missie

Als missie zijn allerlei keuzes mogelijk. We zetten hier als hulpmiddel enkele keuzes op een rij door telkens twee tegenstellingen aan te geven. De uiteindelijke keuze van de rekenkamer kan heel wel het midden houden tussen uitersten en een mix zijn van de hier genoemde mogelijkheden.

1 Onderzoek gericht op rechtmatigheid, de kwaliteit van begroting en verantwoording, de centrale Planning en Control cyclus. Onderzoek gericht op doeltreffendheid en/of doelmatigheid van beleid, output en outcome, waar voor je geld.
2 Onderzoek bedoeld om systematisch alle onderdelen van beleid en organisatie af te lopen en ‘dekkend’ te zijn Onderzoek bedoeld om te ‘prikken’ naar voorbeelden waar naar uw mening risico’s zitten in organisatie en/of beleid met de bedoeling dat het college en raad een meer systematische  beoordeling overnemen
3 Een rekenkamer die gericht is op terugkijken en afrekenen met de nadruk op onderzoek en beoordeling van eerder bestuurlijk handelen. Een rekenkamer die op basis van onderzoek en rekening houdend met actualiteit toekomstgericht voorstellen doet voor verbetering van organisatie en beleid.
4 Een rekenkamer die gericht is op incidenten en reactief onderzoek doet na berichten in de pers of verzoeken van (delen van) de raad. Een rekenkamer die zoekt naar structurele oorzaken en tendensen door systematisch onderzoek te doen en regelmatig meta-evaluaties te
publiceren
5 Onderzoek dat vooral intern gericht is op de organisatie en het ambtelijk handelen (van binnen naar buiten denken). Onderzoek dat vooral extern gericht is op effecten en beleidsdoelmatigheid en antwoord geeft op de vraag wat de burger opschiet met het openbaar bestuur (van buiten naar binnen denken).

Visie(document) en positie

De lokale rekenkamer zal daarbij in een missie en in doelstellingen duidelijk moeten maken welke doelen zij wil bereiken. Deze keuzes kunnen in een meerjarig ‘Visiedocument’ bij de raad worden neergelegd. Dit vormt een goede aanleiding om contact te zoeken met de raad, je strategische keuzes in een raad(scommissie) te presenteren en te horen wat voor visie(s) daar leven.

Rekenkameronderzoek is één onderdeel van een breder onderzoeksinstrumentarium dat de gemeenteraad ten dienste staat. Dat is relevant voor de uiteindelijke positiebepaling van de rekenkamer.

  • De controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 van de Gemeentewet) door de accountant. De raad wijst accountants aan die belast worden met de controle van de jaarrekening en daarover een verslag (inclusief rechtmatigheidsoordeel) uitbrengen.
  • 213a-onderzoek: periodiek zelfonderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur door het college. (Artikel 213a van de Gemeentewet). De raad stelt bij verordening regels hierover. Het college is op grond van hetzelfde artikel verplicht de rekenkamer(commissie) op de hoogte te stellen van deze onderzoeken en ook verplicht een afschrift van de resultaten aan de raad én aan de rekenkamer(commissie) te sturen.
  • Onderzoek door de raad op grond van artikel 155a-f. Dit is onderzoek naar het door het college of de burgemeester gevoerde beleid. Dat onderzoek wordt uitgevoerd door een onderzoekscommissie bestaande uit raadsleden.

Reglement van orde en / of onderzoeksprotocol

Veel rekenkamer (commissies) hebben inmiddels een reglement van orde en/of onderzoeksprotocol opgesteld, waarin de belangrijkste onderzoekscomponenten bij elkaar zijn gezet: missie, doelen, werkwijze, inrichting en verloop onderzoeksproces, communicatie, publicatie e.a. Zo’n document maakt voor alle belanghebbenden duidelijk hoe de rekenkamer/-commissie opereert en welke verwachtingen daaraan ontleend mogen worden. Ook kan zo’n protocol handig zijn bij het uitbesteden van onderzoek.

Onderzoekprogramma

Tot slot zal de lokale rekenkamer duidelijk moeten maken welke prestaties zij wil leveren om het gestelde doel te bereiken: onderzoek, advies, hoorzittingen, brieven etc. In een onderzoeksprogramma wordt duidelijk gemaakt wat de beoogde prestaties zijn (aantal onderzoeken, onderwerpen die worden onderzocht etc.) die moeten bijdragen aan de doelstellingen.

Ambtelijk hoor en wederhoor

In de procedure ambtelijk hoor en wederhoor ontvangt de ambtelijke organisatie een overzicht van de door de rekenkamer geconstateerde feiten. De ambtelijk eindverantwoordelijken krijgen de gelegenheid daarop te reageren. Het is hierbij de bedoeling dat bij er de uiteindelijke publicatie, wanneer de rekenkamer(commissie) ook conclusies en aanbevelingen presenteert, geen discussie meer zal ontstaan over de feitelijke (on)juistheid van de bevindingen. Ambtelijk hoor en wederhoor wordt ook van belang geacht voor een goede communicatie tussen ambtelijke organisatie en rekenkamer. Een uitgebreid ambtelijk wederhoor maakt de doorlooptijd van een rekenkamer onderzoek echter wel langer.

Deze procedure van ‘hoor- en wederhoor’ heeft geen wettelijke basis. Het is ontleend aan de praktijk bij de Algemene Rekenkamer.

Tips voor ambtelijk wederhoor

  • Maak onderscheid tussen ambtelijk wederhoor en bestuurlijk wederhoor.
  • Leg aan de betrokken ambtenaren de nota van bevindingen voor, ter controle op de juistheid van de feiten en de interpretatie daarvan (de conclusies).
  • Hanteer een reactietermijn voor wederhoor van ca. 3 à 4 weken.
  • Kondig het wederhoor bij betrokkenen ruim van te voren aan.
  • Spreek af of het ambtelijke wederhoor rechtstreeks met de betrokken ambtenaren plaatsvindt of via een leidinggevende/de gemeentesecretaris.
  • Spreek af wat er bij het ambtelijke wederhoor wordt voorgelegd: alleen de voor de persoon relevante passages of het gehele rapport.
  • Spreek af hoe er wordt omgegaan met aanpassing van het rapport, bijvoorbeeld in de situatie dat een respondent erkent dat hij juist is geciteerd, maar dat het citaat uit zijn verband is gerukt.

Basisvoorwaarden kwaliteit rekenkamerrapport

Aan de kwaliteit van rekenkamer rapporten kunnen enkele basisvoorwaarden worden gesteld. De normen voor de NVRR Goudvink geven een beeld van de minimale voorwaarden waaraan een goed onderzoeksrapport moet voldoen.

Duidelijk onderscheid tussen normen, bevindingen, conclusies en aanbevelingen

Maak bij het rapporteren expliciet en helder onderscheid tussen:

  • normen (criteria, uitgangspunten),
  • bevindingen,
  • analyse,
  • conclusies, en
  • aanbevelingen.

Dit onderscheid is kenmerkend voor rekenkameronderzoek. Tussen geen van de vijf onderdelen mag ‘licht’ zitten, ze moeten naadloos op elkaar aansluiten. Bijvoorbeeld: als oordelen of conclusies niet bij de bevindingen aansluiten, of aanbevelingen niet bij een gehanteerd normenkader gaat dat onherroepelijk ten koste van de geloofwaardigheid van de rekenkamer.

Ook moet de rekenkamer er zeker van zijn dat de gerapporteerde feiten en gegevens betrouwbaar zijn, respectievelijk dat bronnen zijn vermeld. Een rekenkamer kan alleen gezag opbouwen als haar producten voor 100% de toets der kritiek kunnen doorstaan.

Onderscheid tussen nota van bevindingen en bestuurlijke nota

Het onderscheid tussen bevindingen, conclusies, oordelen en aanbevelingen kan binnen één rapport worden gemaakt. Een andere mogelijkheid is het scheiden van rapporten:
in een nota van bevindingen waarin o.a. de feitelijke onderzoeksbevindingen en analyse daarvan staan, en
een bestuurlijke nota waarin o.a. de samenvatting, (overkoepelende) conclusies en aanbevelingen aan de raad zijn opgenomen.

Rekenkameronderzoek en externe onderzoeksbureaus

Geef bij uitbesteding van het onderzoek aan het onderzoeksbureau aan dat in de rapportage de gehanteerde normen, de bevindingen uit het onderzoek, de conclusies en de oordelen duidelijk onderscheiden van elkaar dienen te worden gepresenteerd en naadloos op elkaar aan moeten sluiten. Het komt regelmatig voor dat ingeschakelde bureaus moeite hebben met de vertaalslag van onderzoeksbevindingen naar (suggesties voor) bestuurlijk bruikbare aanbevelingen.
Voor veel onderzoeksbureaus is het ongebruikelijk deze onderdelen zo scherp te onderscheiden. Maar voor een rekenkamer(commissie) is een globaal beeld, waarin betrokkenen zich herkennen, onvoldoende. Daarom is het noodzakelijk om bureaus die voor de rekenkamer onderzoek uitvoeren vooraf heel goed in te lichten over het typische aan rekenkameronderzoek en ze te instrueren over de wijze van rapporteren.

De rekenkamer(comissie) formuleert de aanbevelingen

De rekenkamer doet zelf de aanbevelingen aan de raad (en /of aan het college). Het onderzoeksbureau kan suggesties voor aanbevelingen doen, die de rekenkamer(commissie) vervolgens kan gebruiken bij het opstellen van de bestuurlijke nota.
Het is zaak dat de rekenkamer voldoende tijd plant voor en aandacht besteedt aan het formuleren van de aanbevelingen.

Vooraf (ambtelijk) toetsen aanbevelingen

Vooral wanneer het om complexe of politiek gevoelige onderwerpen gaat, kan het zinvol zijn mogelijke denkrichtingen voor aanbevelingen vooraf ambtelijk te toetsen.

Voorwaarde is wel, dat er geen wezenlijk verschil van mening meer bestaat over het feitencomplex uit de nota van bevindingen. Tegelijkertijd moet duidelijk zijn dat de rekenkamer het laatste woord heeft over de formulering van de aanbevelingen.
Door aan ambtenaren de vraag voor te leggen wat op basis van de geconstateerde feiten oplossingen zouden kunnen zijn, toets je de uitvoerbaarheid van aanbevelingen. Zo’n overleg werkt alleen wanneer aan de ‘andere’ kant het gevoel bestaat, dat er nog geen uitontwikkeld idee bestaat over aanbevelingen en er dus nog invloed mogelijk is.
Het is ook mogelijk aanbevelingen vooraf te toetsen bij de griffie / griffier op bruikbaarheid voor de raad.

Alternatieven voor een rekenkamerrapport

Het is goed voor aanvang van een onderzoek ook aandacht te hebben voor alternatieve presentatievormen.

Beoordelingscriteria verzoek rekenkameronderzoek, verzoek rekenkameronderzoek

Het is van belang dat de rekenkamer helder communiceert over de keuze in onderwerpen voor onderzoek. Wanneer er aan de rekenkamer verzoeken om onderzoek worden gedaan, kan voor de beoordeling van zo’n verzoek uit worden gegaan van de volgende criteria:

Overstijgen van het persoonlijk en partijpolitiek belang;

  • Een motivering (waarom is het onderwerp belangrijk);
  • Een duidelijke onderzoeksvraag;
  • Duidelijk moet zijn wiens en welk belang gediend is met een onderzoek;
  • Mogelijk leereffect voor bestuur en organisatie.

Of het verzoek nu van (de) raad(sleden) komt, het college of burgers: de rekenkamer(commissie) moet haar besluit  transparant motiveren. Mogelijke argumenten kunnen te vinden zijn in:

  • strategische visie,
  • missie,
  • inhoudelijke criteria voor keuze,
  • beschikbaarheid van middelen.

Voor een goede argumentatie is een keuzebeleid nodig. Op die manier maakt de rekenkamer(commissie) duidelijk, dat sprake is van een weloverwogen keuze op basis van staand beleid. De rekenkamer(commissie) moet dit beleid dan wel vooraf ter kennis aan de raad brengen cq. openbaar maken.

Bestuurlijk wederhoor

Bestuurlijk wederhoor kan een onderdeel in de totstandkoming van een rekenkamerrapport zijn. Met bestuurlijk wederhoor kan het college voor publicatie van een rekenkamerrapport reageren op de  conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer(commissie).
Deze procedure van ‘hoor- en wederhoor’ heeft geen wettelijke basis. Het is ontleend aan de praktijk bij de Algemene Rekenkamer.

Mogelijk te stellen vragen bestuurlijk wederhoor

In de bestuurlijke reactie kan het college ingaan op vragen als:

  • Kunt u de conclusies van de rekenkamer onderschrijven? Zo nee, waarom niet? Zo ja, waarom wel?
  • Acht u de aanbevelingen haalbaar / uitvoerbaar?
  • Neemt u de aanbevelingen van de rekenkamer helemaal of ten dele over? Zo nee, waarom niet? Zo ja, in welke mate neemt u de aanbevelingen over?
  • Welke concrete actie(s) wil u hieraan verbinden?
  • Wat zijn volgens u de (eventuele) consequenties van de aanbevelingen (maatschappelijk / financieel / politiek / bestuurlijk / voor de organisatie)?

Al dan niet toepassen bestuurlijk wederhoor

Veel rekenkamer(commissie)s vinden bestuurlijk wederhoor belangrijk voor de geloofwaardigheid en de doeltreffendheid van de rekenkamer(commissie).
Sommige rekenkamers kiezen er echter voor (soms) geen bestuurlijk wederhoor toe te passen. Zo willen zij de doorlooptijd van rekenkameronderzoek verminderen en de actualiteit van rekenkameronderzoek vergroten. De politieke discussie over een rekenkameronderzoek vindt dan naar verwachting ook meer plaats tussen college en raad.

Bestuurlijke reactie in rekenkamerrapport

Meestal wordt de bestuurlijke reactie van het college in zijn geheel opgenomen in het definitieve (bestuurlijke) rapport. Als de bestuurlijke reactie erg lang is, kan een samenvatting in de hoofdtekst worden opgenomen. De bestuurlijke reactie kan dan in zijn geheel naar de bijlagen.
Als de bestuurlijke reactie daar aanleiding toe geeft, schrijft de rekenkamer een nawoord dat ook in zijn geheel in het rapport wordt opgenomen.
Een uitgebreid bestuurlijk wederhoor maakt de doorlooptijd van een onderzoek langer.

Tips voor bestuurlijk wederhoor

  • Maak onderscheid tussen ambtelijk wederhoor en bestuurlijk wederhoor.
  • Leg aan de betrokken bestuurders (het college) de bestuurlijke nota voor t.b.v. een reactie op de conclusies en aanbevelingen.
  • Hanteer een reactietermijn voor wederhoor van ca. 3 à 4 weken.
  • Kondig het bestuurlijk wederhoor ruim van te voren aan bij betrokkenen.

Betrokkenheid bij onderzoeksproces

Doorwerking is gebaat is bij een goede interactie met de raad / provinciale staten, college / gedeputeerde staten en ambtelijke organisatie. De bedoeling hiervan is om zo flexibel mogelijk te kunnen inspelen op veranderende inzichten, behoeften en wensen. Hier staat tegenover dat een deel van het ‘institutioneel gewicht’ van een rekenkamer wordt bepaald door de onafhankelijkheid. Er is dus een grens aan de interactie.

In het algemeen is het zinvol om zoveel mogelijk belanghebbenden tijdens een zo groot mogelijk deel van het onderzoeksproces te betrekken bij het onderzoek. Deze betrokkenheid vergroot de kans dat het onderzoek ook echt zal worden gebruikt. Meestal vindt de interactie plaats voorafgaand aan en na een onderzoek. Het is aan te bevelen ook in de uitvoeringsfase meer interactiemomenten aan te brengen. Goede communicate en verwachtingenmanagement is bij interactie wel een voorwaarde. De interactie kan als volgt plaatsvinden:

  • Tijdens de voorbereiding: goede afstemming over het werkprogramma, uitwerking vraagstelling en aanpak onderzoek, aansluitend bij behoefte van de doelgroep, niet te veel uitbrengen (verzadigingseffect) en ook niet te weinig (onvoldoende zichtbaar), aansluiting vinden bij alle niveaus in de organisatie. Contact en draagvlakverwerving bij raad / provinciale staten, college / gedeputeerde staten, ambtelijke organistie en (eventueel) het beleidsveld.
  • Tijdens de uitvoering van het onderzoek: organiseren feedback tijdens de uitvoering, vormgeven wijze van structureel contact. Contact en draagvlakverwerving bij raad / provinciale staten, college / gedeputeerde staten, ambtelijke organistie en (eventueel) het beleidsveld.
  • Bij de presentatie en nazorg: organiseren vraagbaakfunctie en feedback. Vormgeven wijze structureel contact. Contact en draagvlakverwerving bij raad / provinciale staten, college / gedeputeerde staten, ambtelijke organistie en (eventueel) het beleidsveld.

Communicatie en publicatie rekenkamerrapport

De publicatie van een rekenkamerrapport vergt een zorgvuldige voorbereiding. Meestal is het goed te streven naar extra publiciteit, zodat het rapport en de voornaamste bevindingen, conclusies en aanbevelingen daaruit meer bekendheid kunnen krijgen.
Extra publiciteit kan worden verkregen bijvoorbeeld door het geven van interviews, presentaties en het schrijven van artikelen.
De rekenkamer kan ook bijeenkomsten organiseren, waarin de onderzoeksresultaten worden besproken. Voorbeelden hiervan zijn expertmeetings (met externe deskundigen of met ervaringsdeskundigen uit andere gemeenten en maatschappelijke organisaties). Het organiseren van deze bijeenkomsten gaat meestal in overleg met de griffie.

Publicatiedatum rekenkamerrapport

Probeer de publicatiedatum zo te kiezen dat de boodschap op een zo effectief mogelijke manier wordt overgebracht. Dit betekent dat er bewust voor kan worden gekozen om bijvoorbeeld juist voor of na de behandeling van de voorjaarsnota of begroting te publiceren. Een aandachtspunt bij de planning van een publicatiedatum zijn eventuele gemeenteraadsverkiezingen of een vakantieperiode. Een richtlijn zou kunnen zijn gedurende een bepaalde periode (x-aantal weken /maanden) geen rapport te publiceren, vanwege mogelijke politieke gevoeligheden.

Tips

  • Wijs binnen de rekenkamer(commissie) één woordvoerder aan die de media te woord staat.
    • Meestal is dit de directeur of voorzitter van de rekenkamer(commissie).
    • Ook kan bijvoorbeeld het eerst verantwoordelijke (commissie)lid voor een bepaald onderzoek de woordvoerder zijn.
    • Om verwarring te voorkomen is dat bij gemengde rekenkamercommissies bij voorkeur een extern lid. Immers, als een raadslid over het rekenkamerrapport in de media het woord voert is het risico groot dat het rekenkamerstandpunt, een eigen standpunt en het fractiestandpunt niet meer te ontwarren zijn. Dit geldt des te meer wanneer het gaat om oordelen en aanbevelingen.
  • Kondig een week voor de publicatiedatum het verschijnen van het rapport aan bij de raadsleden en collegeleden. Zo worden zij niet verrast wordt door de publicatie.
  • Leg in de week voorafgaand aan de publicatiedatum selectief contact met media. Zo krijgen zij de gelegenheid een artikel (interview) voor te bereiden, dat op de publicatiedatum wordt gepubliceerd. Stuur ze het rapport onder embargo. Schending van het embargo dient gevolgen te hebben voor het betreffende medium.
  • Vraag vooraf de tekst van een artikel ter inzage om eventuele onjuistheden te corrigeren.
  • Gun de plaatselijke krant de primeur.
  • Zorg ervoor dat raadsleden en collegeleden het rapport en (eventueel) het bijbehorende persbericht een dag voor de publicatiedatum (onder embargo) in handen hebben.
  • Stuur op de publicatiedatum een persbericht naar de media en houd eventueel een persconferentie. Hierbij kunnen al dan niet de betrokken bestuurders en ambtenaren aanwezig zijn.
  • Let er op dat de toon in het persbericht dezelfde is als de toon in het rapport. Het inkorten van de tekst van een rapport tot een persbericht gaat onherroepelijk ten koste van de nuance, maar mag niet leiden tot een kritischer of juist positiever toonzetting dan in het rapport.
  • Zorg voor een exclusief interview met het belangrijkste lokale persmedium.
  • Nodig bij ingewikkelde of gevoelige onderwerpen journalisten expliciet uit voor een mondelinge toelichting. Niets is zo vervelend als een faliekant verkeerde kop boven een krantenbericht over een onderzoeksrapport.
  • Plaats het rapport en het persbericht meteen – maar pas nádat college en raad er over kunnen beschikken – op de website van de rekenkamer(commissie).

Enige tijd na de publicatie vindt de presentatie van het rekenkamerrapport aan de raad plaats.

Kwaliteit van onderzoek(srapport)

Voor de doorwerking van onderzoek is het van belang dat het onderzoek(srapport) gedegen gedegen in elkaar steekt. Deze technische kwaliteit van onderzoek bestaat onder andere uit de volgende elementen:

  • goed onderwerp (de actualiteit en politieke relevantie van het onderwerp).
  • juiste methoden en technieken (passend bij het type onderwerp, onderzoeksprobleem en de onderzoeksvragen).
  • betrouwbaarheid, geldigheid en controleerbaarheid (onweerlegbare bevindingen).
  • evenwichtige beoordeling.
  • toegesneden op de situatie (lokaal maatwerk).
  • bruikbare, specifieke, beleidsinhoudelijke, concrete en doelgerichte aanbevelingen
  • goed leesbaar.
  • goed vormgegeven.

Belangrijke aandachtspunten voor het bereiken van een goede technische kwaliteit zijn:

  • De mate waarin het normenkader overeenkomt met de visie van raad / provinciale staten en college / gedeputeerde staten.
  • De mate waarin raad / provinciale staten en college / gedeputeerde staten zich kunnen vinden in het onderzoeksonderwerp.
  • De mate waarin de aanbevelingen aansluiten bij (lopende) ontwikkelingen binnen de gemeente.
  • De mate waarin aanbevelingen in verhouding tot staan het huidige beleid . Dat kan een dilemma vormen voor de rekenkamer(commissie). De doorwerking van een aanbeveling  is groter, naarmate het beter aansluit op of maar beperkt afwijkt van het huidige beleid. De kracht van rekenkamer(commissie) is echter ook, dat ze discussie kan uitlokken over de uitgangspunten van beleid.
  • Voorkómen dat je als rekenkamer in een machtstrijd komt met college / gedeputeerde staten, door bijvoorbeeld niet te veel op de stoel van de ambtelijke adviseurs te gaan zitten.
  • Een directe aanleiding voor het onderzoek, die ook politiek en maatschappelijk speelt. Dat ‘gevoel van urgentie’ is idealiter ook nog aanwezig als het rapport uitkomt.
  • Een heldere opdrachtformulering en scherpe onderzoeksbegeleiding (bij uitbesteding van het rekenkameronderzoek).
  • Concrete, korte en bondige aanbevelingen die aansluiten bij de ‘belevingswereld’ van de raadsleden. Wat kunnen zij ermee? Hoe kunnen zij er beter mee sturen, controleren, kaderstellen, etc.?

Lessen en ervaringen met gezamenlijk rekenkameronderzoek

Op 8 februari 2011 is in de Kring Onderzoek van de NVRR het thema ‘gezamenlijk rekenkameronderzoek’ bediscussieerd. In deze notitie worden enkele lessen en ervaringen beschreven voor rekenkamers die gezamenlijk onderzoek willen doen.

Gezamenlijk rekenkameronderzoek

Er komen verschillende typen van gezamenlijk onderzoek voor in rekenkamerland, waaronder:

  • Bij een Doe Mee onderzoek maakt één organisatie (bijv. adviesbureau Necker Van Naem) een onderzoeksplan en kunnen anderen inschrijven om deel te nemen;
  • Rekenkamers spreken af om voor een bepaald onderwerp een samenwerking aan te gaan. De samenwerking is tijdelijk en er is een goede inhoudelijke reden om samen een onderwerp te onderzoeken. Opzet en uitvoering worden samen gedaan;
  • Rekenkamers werken standaard samen. Denk daarbij aan verschillende provinciale rekenkamers, zoals de Randstedelijke Rekenkamer (Noord-Holland, Zuid-Holland, Utrecht en Flevoland). Een ander voorbeeld zijn de rekenkamers van Elburg, Nunspeet, Oldebroek en Putten die samen onderzoeken uitvoeren, en een gezamenlijke externe voorzitter hebben.

Motieven voor samenwerking

Er kunnen verschillende motieven / argumenten zijn om samen te werken, we noemen:

  • Benchmarking: het doel is om een beter beeld te krijgen van de eigen positie, kwaliteit van beleid en uitvoering in vergelijking met anderen;
  • Vergroten leervermogen: de vergelijking biedt mogelijkheden om te leren van anderen. Het leren kan zowel betrekking hebben op het uitvoeren van het rekenkameronderzoek, als op het leren van de beleidsaanpak van verschillende overheden;
  • Bundelen capaciteit en deskundigheid: samenwerking biedt rekenkamers toegang tot elkaars kennis en kunde;
  • Kostenbesparing: overwegingen van efficiëntie kunnen een motief zijn om samen te werken. Uit enkele praktijkervaringen blijkt dat die kostenbesparing vaak niet gehaald wordt. Samenwerking biedt inhoudelijke meerwaarde, maar kost meestal meer tijd.
  • Strategische overweging: een gezamenlijk onderzoek kan een groep van rekenkamers positief in beeld brengen bij bestuur en media.

Samen werken of niet?

Het is verstandig om vooraf na te denken over de verwachte meerwaarde van een gezamenlijk onderzoek. Enkele punten van overweging zijn:

  • is er behoefte bij de raad / staten voor een vergelijking (en dus samenwerking van rekenkamers)?
  • is er bij de rekenkamers een duidelijk gezamenlijk belang?
  • zijn de deelnemende gemeenten vergelijkbaar, of de verschillen te groot?
  • is er voldoende helderheid over het onderzoekskader?
  • is er voldoende toegang tot de benodigde informatie / personen?
  • kan er voldoende betrokkenheid zijn van de rekenkamerleden tijdens het proces?
  • is het duidelijk wat het eindprodukt is, en wat ieders rol is in de afronding / rapportagefase?
  • levert het resultaat voldoende meerwaarde op voor de raad / staten?

Leerpunten

Uit ervaringen met gezamenlijk rekenkameronderzoek zijn de volgende leerpunten te formuleren:

  • Weeg goed af waarom gezamenlijk onderzoek voordelen biedt ten opzichte van zelf doen, houd ook zicht op de nadelen;
  • Breng verwachtingen bij elkaar, en zorg dat de inzet per rekenkamer volstrekt helder is;
  • Werk vanuit een eenduidig onderzoekskader: onderzoeksvraag, wijze van uitvoering, beoogd resultaat, procedures van hoor en wederhoor;
  • Wees flexibel: een gezamenlijk onderzoek kan vragen om alternatieve werkwijzen, procedures, eindprodukten e.d.
  • Zorg voor een competent onderzoeksteam / projectleider (zowel bij eigen uitvoering als bij uitbesteding);
  • Voorkom wachten op ‘traagste’ deelnemer: dus maak realistische planning over informatievoorziening, interviews, analyse, schrijfproces e.d.;
  • Organiseer feedback: zorg ervoor dat de ‘achterban’ van rekenkamerleden op de hoogte blijven van de vorderingen;
  • Maak altijd een inkleuring van bevindingen en aanbevelingen gericht op de eigen gemeente / provincie (raadsleden / statenleden vragen zich altijd af wat kunnen WIJ ervan leren?).

Lees ook: Scorekaart: wel of niet meedoen aan gezamenlijk onderzoek ?

auteur: NVRR Kring Onderzoek 2011 opgesteld door Ronald Hoekstra

Logboek en archief

De rekenkamer(commissie) kan voor elk onderzoek een logboek en een archief aanleggen. Een logboek en een goed archief maken het mogelijk om later makkelijk iets terug te halen en om afspraken en toezeggingen te controleren. Het logboek en het archief zijn ook belangrijk in verband met de vereiste transparantie en controleerbaarheid van de rekenkamer. In logboek en archief kunnen de volgende zaken worden vastgelegd:

  • belangrijke momenten,
  • contacten,
  • namen,
  • documenten,
  • telefoongesprekken,
  • e-mails,
  • informatieve ronden etc.

Archief

Het is in ieder geval belangrijk op een systematische manier om te gaan met correspondentie in het kader van het onderzoek.
Aanbevolen wordt de inkomende en uitgaande correspondentie op papier / print te archiveren. Dit betreft post, fax en e-mail.

Logboek

Aangeraden wordt een logboek aan te leggen zodra een onderwerp is geselecteerd. Een logboek is een weergave van het verloop van een onderzoek. Van telefonisch of eventueel mondeling contact wordt in het logboek verslag gedaan. Zo nodig wordt correspondentie per e-mail in het logboek opgenomen. Het logboek geeft, samen met alle andere werkzaamheden en (tussen)producten en de een afrondende evaluatie van het onderzoek, een compleet beeld. Het logboek is het meest bruikbaar wanneer het consequent wordt bijgehouden.

Mogelijke bronnen onderwerpen rekenkameronderzoek

Officiële stukken:

  • Raadsstukken en raadsagenda’s.
  • Stukken van B&W (bestuursrapportages evaluatierapporten etc.).
  • De begroting, jaarrekening, voorjaarsnota etc.
  • Stukken van de account zoals tussentijds verslag en managementletter.
  • Commissieagenda’s en notulen.

Andere bronnen:

  • Lokale kranten en wijkbladen.
  • Individuele signalen van raadsleden, ambtenaren en burgers.
  • Het horen van de raad.
  • Overleg met audit-commissie of accountant.
  • Binnenlands bestuur.
  • VNG magazine.
  • Maatschappelijke organisaties.

Monitoring

Voor de effectiviteit van de rekenkamer(commissie) is het van groot belang om de goede onderwerpen op het juiste moment te onderzoeken. Daarom moet de rekenkamer het hele jaar door goed in de gaten houden welke thema’s spelen binnen de gemeente en welke thema’s onderbelicht blijven. Dat vereist een goede monitoring of een goed ontwikkelde ‘antenne’ voor wat er speelt in de gemeente.

Van tijd tot tijd kan er over de onderwerpen die worden bijgehouden een notitie worden gemaakt ter informatie aan de staf, de commissie / de directeur of aan de raad. Daarvoor verzamelt de rekenkamer gedurende het hele jaar informatie uit een mix van verschillende schriftelijke bronnen. Daarnaast kan de rekenkamer gebruik maken van:

Het bijhouden van een groslijst door het jaar heen is nuttig om allerlei onderwerpen te plaatsen en vast te houden. Later kunnen de onderwerpen op deze lijst op meer systematische wijze worden gemonitord op hun eventuele potentie als onderwerp van onderzoek.

Om te weten wat in een gemeente belangrijke mogelijke thema’s zijn moet de rekenkamer (commissie) zich niet alleen door de politiek / bestuurlijke agenda laten leiden, maar ook door de maatschappelijke agenda. Waar in de politiek, maar ook in de maatschappelijke publiciteit, het korte termijn belang nog wel eens erg bepalend wil zijn, behoort het min of meer tot de natuurlijke positie van de rekenkamer om juist gericht aandacht te geven aan de gevolgen van beleid op meer lange termijn.

Normen Goudvink NVRR

Bij de beoordeling van de inzendingen voor de Goudvink van de NVRR wordt een rapport als volgt beoordeeld.

1 Basiskwaliteit rapporten Toelichting
1.1 In het rapport is een beschrijving opgenomen van:
a. Reden onderwerpkeuze;
b. Beschrijving onderzoeksonderwerp;
c. Onderzoeksvragen;
d. Onderzoeksaanpak;
e. Databronnen;
f. Gehanteerde normen;
g. Eventuele beperkingen van het onderzoek.
1.2 De onderzoeksbevindingen zijn onderbouwd met valide en betrouwbare data. De bevindingen geven antwoord op de onderzoeksvragen. De bevindingen zijn terug te leiden naar onderbouwende data. De data voldoen aan de eisen van validiteit en betrouwbaarheid. Validiteit betekent dat de beschreven bevindingen aansluiten bij wat er gemeten is (ofwel: er is gebruik gemaakt van de juiste indicatoren). Een voorbeeld: als je de punctualiteit van het treinverkeer wilt meten, is klanttevredenheid van treinreizigers een minder valide indicator dan het aantal treinen dat jaarlijks te laat vertrekt. Betrouwbaarheid betekent dat de gemeten waarde representatief is voor de werkelijke waarde (de uitkomsten zijn dus niet afhankelijk van ‘toevalligheden’). De betrouwbaarheid van een meting kun je bijvoorbeeld vergroten door een meting een aantal malen te herhalen (onder verschillende omstandigheden) en te middelen. Bevindingen op basis van meerdere bronnen die ook nog eens dezelfde kant op wijzen, wijzen op een hogere betrouwbaarheid.
1.3 De conclusies en oordelen sluiten aan op de bevindingen. Oordelende conclusies zijn gebaseerd op een heldere norm. De conclusies zijn congruent met de bevindingen. Dit wil zeggen dat ze te herleiden zijn tot (valide en betrouwbare) bevindingen. Alle relevante bevindingen (zowel positief als negatief) dienen evenwichtig te zijn meegenomen in de conclusies. Een conclusie bevat geen nieuwe data. Bij oordelende conclusies zijn de bevindingen afgezet tegen een heldere norm (een oordeel moet niet uit de lucht komen vallen). Voorbeeld van een conclusie met een onheldere norm: “Er waren maar weinig projecten die in voldoende mate een bijdrage leverden aan de kwaliteit van de arbeidsverhoudingen” (hoeveel is weinig en wanneer is een bijdrage voldoende? Als hier geen heldere norm voor is, houd de conclusies dan feitelijk en dicht bij de bevindingen: X projecten hadden een bijdrage van Y).
1.4 De aanbevelingen hebben een logische relatie met de oordelen en bevindingen en zijn concreet geformuleerd Aan de aanbevelingen moeten oordelen en bevindingen ten grondslag liggen. Een aanbeveling kan niet haaks staan op een oordeel of bevinding. De aanbevelingen geven antwoord op de WWWHW-vragen: waarom, wie, wat, hoe en wanneer.
1.5 Het rapport is toegankelijk (‘lezersvriendelijk’). Het rapport bevat een heldere structuur en duidelijk taalgebruik.
CONCLUSIE
  • Voldoet het rapport aan de basiskwaliteitseisen?
  • Wat zijn opvallend sterke punten van het rapport?

2 Doorwerking Onderzoek Toelichting
2.1 Wat heeft de rekenkamer(commissie) gedaan om doorwerking van een onderzoek te bevorderen? Open vraag. Antwoorden zoveel mogelijk onderbouwen met ‘bewijsmateriaal’. Enkele voorbeelden waaraan gedacht zou kunnen worden (geen limitatieve opsomming):

  • Het onderzoek sluit aan bij de actualiteit in de gemeenteraad en is politiek relevant;
  • De rekenkamer(commissie) heeft (andere) interventies gepleegd om de doorwerking van het onderzoek te vergroten (denk aan rondetafelgesprekken, workshops, opstellen handreikingen etc.);
  • De vormgeving van het onderzoek is zodanig gekozen dat onderwerp en uitkomsten herkend en geaccepteerd worden, bijvoorbeeld door tussentijds mondeling of schriftelijk overleg te communiceren met de onderzochten en door de onderzochten te betrekken bij de vorming van het normenkader;
  • Het onderzoek besteedt aandacht aan de verschillende (deel)belangen van de actoren (raad, B&W, ambtelijke organisatie, e.a.) op het onderzochte beleidsterrein, bijvoorbeeld door de conclusies en aanbevelingen per actor te benoemen.
2.2 Waaruit blijkt de doorwerking? Open vraag. Antwoorden zoveel mogelijk onderbouwen met ‘bewijsmateriaal’. Enkele voorbeelden waaraan gedacht zou kunnen worden (geen limitatieve opsomming):

  • Het college en/of de ambtelijke organisatie heeft de onderzoeksresultaten gebruikt, bijvoorbeeld bij de formulering/aanpassing van (nieuw) beleid;
  • De gemeenteraad heeft naar aanleiding van het onderzoek vragen gesteld aan het college en/of moties ingediend en aangenomen;
  • De gemeenteraad heeft de aanbevelingen overgenomen;
  • De gemeenteraad heeft het rapport geagendeerd voor raadsbehandeling  (plenair en/of in functionele raadscommissie).

Offertetraject

Aangeraden wordt minimaal drie bureaus te benaderen voor het uitbrengen van een offerte. Zeker bij wat meer specialistische onderwerpen, kan het nuttig zijn om via het internet gespecialiseerde bureaus of onderzoeksinstellingen op het spoor te komen. Ook bij andere rekenkamers, die vergelijkbaar onderzoek hebben laten doen, kunnen inlichtingen worden ingewonnen. Ook afdelingen van andere gemeenten kunnen vaak goede suggesties doen. Met name ten aanzien van onderzoek naar ‘inhuur van derden’, ‘grondexploitatie’ en ‘subsidiebeleid’ bestaat inmiddels veel ervaring bij lokale rekenkamers. De databanken van De Lokale Rekenkamer (www.delokalerekenkamer.nl) en de NVRR (www.rekenkamers.nl) bieden toegang tot een groot aantal rapporten.

Stappen offertetraject

Volg in het offertetraject de volgende stappen:

  • Benader kandidaat opdrachtnemers telefonisch met de vraag of ze in principe bereid zijn mee te doen met het offerte traject.
  • Stuur ze vervolgens (per e-mail) het onderzoeksplan toe met het verzoek om op basis daarvan een offerte uit te brengen. Het is raadzaam daarbij ook aan te geven welke elementen op welke wijze in ieder geval in de offerte opgenomen moeten worden. Dit betreft in ieder geval:
  • het toetsingskader dat in het onderzoek wordt gehanteerd. Tussen onderzoeksbureau en rekenkamer(commissie) zal op dit punt volstrekte overeenstemming moeten bestaan;
  • ervaring en deskundigheden in het onderzoeksteam;
  • per persoon uitgesplitst wie voor hoeveel uur wordt ingezet;
  • een opgave door het onderzoeksbureau van opdrachten die (op het onderzoeksterrein) voor dezelfde gemeente zijn of worden uitgevoerd;
  • de eis van terugkoppeling van interview verslagen;
  • de terugkoppelingsmomenten aan de rekenkamer(commissie) (en eventueel aan de raad) en de verwachte bijdrage van de rekenkamer(commissie), bijvoorbeeld door regelmatige voortgangsrapportage aan en periodieke bespreking met de rekenkamer.
  • Geef het onderzoeksbureau informatie over de rekenkamer en wijs op het specifieke karakter van rekenkameronderzoek.
  • Maak meteen duidelijk welke bijdrage van het bureau na afloop van de uitvoering nog wordt verwacht, bijvoorbeeld bij de presentatie van het onderzoeksrapport in de raad(scommissie).
  • Maak na ontvangst van alle offertes een selectie van de bureaus die in principe in aanmerking zouden kunnen komen voor de opdracht. Nodig deze bureaus uit voor een gesprek over de offerte.
  • Laat na het gesprek zo nodig nog een herziene offerte maken en maak tenslotte de keuze op basis van de (herziene) offerte en het gesprek.
  • Plan een evaluatie in met het onderzoeksbureau nadat het rapport is behandeld.

De NVRR heeft een handig sjabloon ter ondersteuning van de offerte aanvraag gepubliceerd.

Keuze voor een externe onderzoeker

Op basis van de offertes en de mondelinge toelichting kan de keuze voor een bureau worden gemaakt. Alhoewel er allerhande criteria zijn waaraan offertes kunnen worden beoordeeld, gaat het uiteindelijk toch vooral om het vertrouwen bij de opdrachtgever dat de opdrachtnemer echt in staat is dat onderzoek uit te voeren.

Belangrijke (hulp) criteria zijn:

  • kennis en ervaring van de onderzoeker(s);
  • de mate waarin zij blijk geven uw onderzoeksvragen te begrijpen en van een antwoord te kunnen voorzien;
  • ingewonnen referenties;
  • uw geloof in een goede invulling van de opdracht;
  • en natuurlijk ook: een goede prijs/kwaliteitverhouding van het onderzoek.

Hanteer eigen leveringsvoorwaarden

Let ook op de leveringsvoorwaarden. De meeste bureaus brengen u offerte uit op basis van hun eigen leveringsvoorwaarden, en soms willen die nog wel eens erg beschermend zijn voor het bureau zelf. Daarom is het verstandig dat de rekenkamer(commissie) haar eigen voorwaarden hanteert. Het bureau dat het onderzoek gaat uitvoeren wordt gevraagd daarmee akkoord te gaan.  De voorwaarden van de externe partij worden vervolgens expliciet uitgesloten in de opdrachtbrief.

Specifieke rekenkamerbepalingen in het contract

Specifieke rekenkamerbepalingen in het contract zijn bepalingen ten aanzien van:

  • Kosten voor meerwerk (m.n. als gevolg van hoor -wederhoor, vragen uit de raad etc.);
  • Vertrouwelijkheid;
  • Toegang tot gegevens;
  • Eigendom van rapporten;
  • Het eigendom van stukken/dossiers;
  • De omgang met citaten en verslagen;
  • Public relations (woordvoerderschap)
  • De wijze waarop het extern bureau in het onderzoeksrapport wordt vermeld,  bijvoorbeeld:
    • rapport in huisstijl extern bureau;
    • rapport met logo extern bureau en rekenkamer;
    • rapport in huisstijl rekenkamer met vermelding van bureau.

Mulier Debat – Rekenkamers en Sport. Effectief sportbeleid in tijden van bezuinigingen en decentralisatie

Het Mulier Debat wordt voor deze gelegenheid georganiseerd in samenwerking met de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR).

De NVRR constateert een toename van sportgerelateerde rekenkameronderzoeken mede als gevolg van de bezuinigingen op sport en de toegenomen decentralisatie en afwenteling van taken op vrijwillige organisaties. Hierdoor is een toenemende behoefte aan kennis op het terrein van sport(beleid) waar te nemen vanuit de Rekenkamercommissies.

Tijdens het Mulier Debat wordt de aanwezige sportkennis samengebracht en vanuit het perspectief van rekenkameronderzoek bediscussieerd, met als doel te komen tot een ‘common body of knowledge’ voor rekenkameronderzoek in de sport.

Het Mulier Debat sluit hiermee aan bij de doelen van de NVRR om kennis en ervaring uit te wisselen, zodat met goed en onafhankelijk onderzoek wordt bijgedragen aan de kwaliteit van het openbaar bestuur.

Algemene Ledenvergadering en Mini-congres NVRR

Op 22 november organiseert de NVRR de tweede Algemene Ledenvergadering. Aansluitend daarop is mede vanwege het 10-jarig jubileum van de vereniging, een mini-congres georganiseerd.

Voor de Algemene Ledenvergadering worden alleen de voorzitters of hun afgevaardigden van rekenkamers en rekenkamercommissies verwacht. U bent welkom vanaf 10.30 uur voor ontvangst en registratie. 

Tijdens de Algemene Ledenvergadering, die duurt van 11.00 uur tot 13.00 uur, worden de leden geïnformeerd over een meerjarenbeleidplan en het jaarplan 2014 en wordt Arno Visser voorgesteld als bestuurslid namens de Algemene Rekenkamer, als vervanging van Kees Vendrik.

Om 13.00 uur is een gezamenlijke lunch en om 14.00 uur begint het mini-congres. Het mini-congres  is ook toegankelijk voor rekenkamerleden en anderen die zijn betrokken bij rekenkamerwerk en u bent van harte welkom vanaf 13.00 uur.

Tijdens deze middag wordt voor het eerst de Goudvink – nieuwe stijl – uitgereikt door Ferd Crone. Hij is burgemeester van Leeuwarden en tevens voorzitter van de Goudvink jury. Na de pauze worden een aantal zeer actuele onderworpen besproken en uitgelegd. 

Programma & Agenda

10.30 – 11.00 uur Ontvangst en registratie voor de ALV
11.00 – 13.00 uur ALV (klik hier voor de stukken)
 

Agenda:

1. Opening en vaststelling agenda 

2. Mededelingen van het bestuur 

3. Vaststellen van het concept verslag van de ALV 19 april 2013 

4. Benoeming Arno Visser als bestuurslid namens de AR 

5. Meerjarenbeleidplan 

6. Jaarplan 2014 

7. Rondvraag 

8. Sluiting 
13.00 – 14.00 uur Lunch en netwerken, inloop voor deelnemers middagprogramma
Vanaf 14.00 uur Mini Congres
14.00 – 15.00 uur Uitreiking Goudvink, inclusief een toelichting op criteria en  proces door de Commissie Goudvink
15.00 – 15.15 uur Pauze 
15.15 – 17.00 uur
  • Decentralisatie 
  • Presentatie Leidraad bij het Haagse sociaal domein (Kansenkaart voor herinrichting)

    door Ing You Tan of Mirjam Swarte; 
  • Kennis delen en samenwerken 
17.00 – 18.00 uur Borrel en netwerken
18.00 uur Diner voor genodigden

U kunt met het aanmeldingsformulier aangeven of u alleen 's morgens/alleen 's middags/de gehele dag aanwezig bent. Komt u met collega's van dezelfde rekenkamer, meldt u zich dan apart aan. 

Bent u voorzitter van meerdere rekenkamers, doet u de organisatie een groot plezier ook dit aan te geven op het formulier. Mocht u nog vragen hierover hebben, kunt u te allen tijde contact opnemen met het secretariaat.

Mulier Debat – Rekenkamers en Sport. Effectief sportbeleid in tijden van bezuinigingen en decentralisatie

Het Mulier Debat wordt voor deze gelegenheid georganiseerd in samenwerking met de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR).
De NVRR constateert een toename van sportgerelateerde rekenkameronderzoeken mede als gevolg van de bezuinigingen op sport en de toegenomen decentralisatie en afwenteling van taken op vrijwillige organisaties. Hierdoor is een toenemende behoefte aan kennis op het terrein van sport(beleid) waar te nemen vanuit de Rekenkamercommissies.

Tijdens het Mulier Debat wordt de aanwezige sportkennis samengebracht en vanuit het perspectief van rekenkameronderzoek bediscussieerd, met als doel te komen tot een ‘common body of knowledge’ voor rekenkameronderzoek in de sport.
Het Mulier Debat sluit hiermee aan bij de doelen van de NVRR om kennis en ervaring uit te wisselen, zodat met goed en onafhankelijk onderzoek wordt bijgedragen aan de kwaliteit van het openbaar bestuur.

Najaarsbijeenkomst Kring Waterschappen

Delft, 30 september 2013

Geachte leden van Rekenkamers en Rekenkamercommissies van waterschappen en genodigden,

Op 3 juli 2013 is onder de vlag van de NVRR door de voorzitters van Rekening- en Rekenkamercommissies van een tiental waterschappen de Waterkring opgericht.

Gaarne nodigt de Waterschapskring u uit voor de eerste najaarsbijeenkomst, welke zal plaatsvinden op donderdagmiddag 31 oktober aanstaande bij het Hoogheemraadschap van Delfland. De bijeenkomst zal worden gehouden in de Vijverzaal van het Gemeenlandshuis van Delfland, Phoenixstraat 32 in Delft.

Het Hoogheemraadschap van Delfland neemt de organisatie van de bijeenkomst voor haar rekening.

Thema van de bijeenkomst: “Verbonden partijen en PPS”.

De druk op de bedrijfsvoering van waterschappen is recent toegenomen. Zo hebben zij te maken met investeringsverplichtingen uit hoofde van de Deltawet, de KRW-opgaven, de afvalwaterverwerking waarbij met gemeenten moet worden samengewerkt en het Bestuursakkoord Water. Tegelijkertijd zijn de mogelijkheden voor waterschappen om via verhoging van waterschapsheffingen de investeringsopgaven te financieren beperkt mede door de economische crisis. De crisis heeft geleid tot koopkrachtverlies bij ingezetenen en lagere omzet en winstgevendheid van het bedrijfsleven. 

De grotere investeringsopgave bij begrensde financieringsmogelijkheden maakt dat maatregelen nodig zijn om grotere doelmatigheid en doeltreffendheid respectievelijk rechtmatigheid in het omgaan met publieke middelen te realiseren.

De najaarsbijeenkomst staat in het teken van enkele instrumenten die daarbij behulpzaam kunnen zijn. Het gaat dan vooral om samenwerking tussen verschillende overheden (gemeenschappelijke regelingen) en samenwerking met de private sector (publiek private samenwerking). Ervaringen die zijn opgedaan bij het Rijk en gemeenten komen daarbij over het voetlicht. Naast voordelen komen ook nadelen aan de orde. Tenslotte wordt het bijzondere geval van de samenwerking in de afvalwaterketen bezien voor de Limburgse waterschappen.

Het functionele karakter van de waterschappen komt behalve in het beperkte takenpakket ook tot uitdrukking in haar financiering. Voor de belangrijkste inkomstenbron van de waterschappen, de waterschapsheffingen, geldt een geheel eigen regiem waarbij er veel discussie is welke partijen in welke mate aan de lat staan. Hieraan wordt apart aandacht besteed. 

Programma

12.30 – 13.00 uur       Inloop met broodjesbuffet

13.00 – 13.10 uur       Verwelkoming en introductie Waterschapskring door de heer A.P. Ranner,

                                    voorzitter Waterkring NVRR

13.10 – 13.30 uur       NVRR en rol en betekenis Rekenkamercommissies door de heer L. Markensteyn,

                                   voorzitter NVRR

13.30 – 14.00 uur       Kostentoedeling waterschapsheffingen door de heer A.G. Wiegman,

                                   hoogheemraad Financiën, Hoogheemraadschap van Delfland


14.00 – 14.05 uur       Discussie


14.05 – 14.50 uur       Pauze en rondleiding Gemeenlandshuis

14.50 – 15.20 uur       Rekenkamerfunctie in de staatsrechtelijke inrichting en verschillende 

                                   bestuurslagen door de heer A.P. Visser, lid college Algemene Rekenkamer


15.20 – 15.25 uur       Discussie

 

15.25 – 15.55 uur       Voor- en nadelen Publiek Private Samenwerking door de heer F.J. van der Vliet,

                                    lid directie Nederlandse Waterschapsbank


15.55 – 16.05 uur       Discussie


16.05 – 16.35 uur       Afvalwaterverwerking: Publieke en of private organisaties door de heer P.J.P. de

                                   Lange, lid dagelijks bestuur Waterschap Peel en Maasvallei/lid algemeen bestuur

                                   Waterschapsbedrijf Limburg


16.35 – 16.45 uur       Discussie

 

16.45 – 16.50 uur       Afsluiting


16.50 – 17.30 uur       Borrel

 

Graag verneemt de organisatie van de najaarsbijeenkomst uiterlijk maandag 28 oktober aanstaande of u komt. Graag ook aangeven of er meerdere belangstellenden zijn.

U kunt zich aanmelden via e-mail aan mwood@hhdelfland.nl onder vermelding van naam, voorletters, functie, naam organisatie en e-mailadres.

Een routebeschrijving kunt u vinden op de website van Delfland www.hhdelfland.nl. Parkeren is mogelijk in de naast het Gemeenlandshuis van Delfland gelegen Phoenixgarage aan de Phoenixstraat in Delflt.

Met vriendelijke groet,

drs. A.P. Ranner

voorzitter Waterkring NVRR

Leergang Effectief Beleidsonderzoek – 1, 15 en 29 november 2013

Na een geslaagde voorgaande editie zal in november van dit jaar een tweede editie van de interactieve ‘Leergang Effectief Beleidsonderzoek’ van start gaan.

Inhoud & Programma:

Ook dit keer zal de leergang in het teken staan van de rol die beleidsonderzoek en –advies spelen bij de vormgeving van beleid op regionaal en lokaal niveau. Aan de hand van laatste theorievorming, praktijkvoorbeelden en casuïstiek zal onder andere aandacht worden geschonken aan thema’s als:

  • ‘Management van beleidsonderzoek’,
  • ‘Nieuwe en veelbelovende methoden en technieken voor beleidsonderzoek’,
  • ‘De beleidstheorie als schakel tussen beleidsontwikkelaar en kennisdrager’, en
  • ‘Vergroting van het rendement van beleidsonderzoek’.

Voor meer informatie over het programma en de te behandelen onderwerpen verwijs ik u graag naar de volledige brochure op de website.

Vakdocenten:

De leergang wordt gegeven door professionals uit het veld, te weten:  Peter van Hoesel, Frans Leeuw,  Roel in ’t Veld, Bart Dekker en Yvonne Prince. 

 

Doelgroep:

De leergang is zowel bedoeld voor beleidsonderzoekers als voor toezichthouders en evaluatoren die werkzaam zijn op het regionale en lokale niveau.

 

Data & Locatie:

De leergang beslaat 6 dagdelen verdeeld over 3 vrijdagen in november. Het betreft meer specifiek de vrijdagen 1, 15 en 29 november 2013. De leergang zal worden georganiseerd in Utrecht (La Place, Hoog Catherijne).

 

Direct inschrijven?

U kunt zich nu aanmelden via het online inschrijfformulier. Let op: deelname aan deze leergang is beperkt om interactie te optimaliseren! Inschrijvingen worden behandeld op volgorde van binnenkomst. Leden van de VSO en de NVRR ontvangen €350,- korting op deelname.

Een link naar het inschrijfformulier treft u hier:  http://science-works.nl/registratie-leergang-effectief-beleidsonderzoek/

Voorjaarscursus rekenkameronderzoek EUR – NVRR (2e blok)

Het verrichten van rekenkameronderzoek is een opgave waar alle gemeenten en provincies in Nederland op dit moment mee te maken hebben. De rol en betekenis van rekenkamers wordt voor een belangrijk deel bepaald door de kwaliteit van het onderzoek dat wordt verricht. Er zijn al veel rekenkameronderzoeken gepubliceerd en deze werken op allerlei manieren door in het openbaar bestuur. De doorwerking van rekenkameronderzoek wordt het best gefaciliteerd door een onberispelijke kwaliteit van het onderzoek.

De postacademische cursus Rekenkameronderzoek wordt verzorgd door de Erasmus Universiteit Rotterdam in samenwerking met de NVRR en is bedoeld om handvatten te bieden voor het opzetten en (laten) uitvoeren kwalitatief hoogwaardig rekenkameronderzoek.

In april 2014 wordt de cursus voor de negende keer georganiseerd. De vijfdaagse cursus wordt aangeboden in twee blokken van respectievelijk drie en twee dagen:

  • Woensdag 2 april 2014, donderdag 3 april 2014, vrijdag 4 april 2014 en
  • woensdag 16 april 2014 en donderdag 17 april 2014

Voor meer informatie verwijzen wij u graag naar de website van de Erasmus Universiteit Rotterdam

Gezamenlijke bijeenkomst Kring Noord en Kring Oost

De Kerngroep NVRR Kring Noord organiseert op vrijdag 8 november de najaarsbijeenkomst van de Kring Noord en we doen dat dit keer samen met de kring Oost (Overijssel en Gelderland). De bijeenkomst zal worden gehouden in het gemeentehuis van Kampen. Aanvangstijd: 14.00 uur, inloop vanaf 13.30 uur. Het thema van de bijeenkomst:

Welke rol kunnen de lokale rekenkamers spelen bij de transities in het sociale domein?

Met de drie transities in het sociale domein komen er omvangrijke nieuwe taken op de gemeenten af. Het gaat om het overdragen van AWBZ-taken, de jeugdzorg en de participatie. Deze transities gaan tevens gepaard met een forse bezuiniging en een veranderende relatie tussen overheid en burger. De overdracht van deze taken betekent ook dat deze tot het onderzoeksterrein van lokale rekenkamers gaan behoren. Op 8 november willen we graag met u in discussie over wat dat voor de rekenkamers betekent, op welke wijze we daar vorm aan kunnen geven en wat we kunnen leren van de ervaringen van instellingen die voorheen onderzoek deden naar deze beleidsvelden.

De voorbereidingscommissie is op dit moment bezig met het invullen van de middag, aan u het verzoek om deze datum alvast in uw agenda te noteren. In de loop van oktober kunt u dan de definitieve uitnodiging tegemoet zien.

Gelet op de inhoud van het thema zijn ook de griffiers van de gemeenteraden van Noord en Oost uitgenodigd.

U kunt zich alvast aanmelden bij de secretaris van de Kring noord (jrijpma@leeuwarden.nl) of de secretaris van de Kring oost (a.deboer@almelo.nl). 

Met vriendelijke groet,

Michiel Herweijer           voorzitter NVRR Kring Noord

Piet de Jong                      voorzitter NVRR Kring Oost

Conferentie “De Rekenkamerfunctie vanaf maart 2014”

'De Rekenkamerfunctie vanaf maart 2014: meer resultaat met minder geld'. Meer informatie vindt u op www.bmc.nl/rekenkamerfunctie.

Hoe kan de Rekenkamerfunctie na de raadsverkiezingen van 2014 worden georganiseerd, gezien de ervaringen tot nu en de noodzaak om beter te presteren met minder geld. Wat kan de griffier de nieuwe gemeenteraad het best adviseren

NVRR Congres

Het jaarcongres van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) is in 2014 geheel gewijd aan het thema samenwerking. Er zijn genoeg redenen om dit thema te kiezen.

  • Decentralisaties in het sociale domein zijn complex en omvangrijk en versterken de neiging tot samenwerking
  • De objecten van onderzoek worden steeds complexer en omvangrijker
  • Gemeenschappelijke regelingen komen steeds frequenter voor
  • Er wordt steeds meer samengewerkt door overheden
    • Met elkaar
    • Met semi-particuliere bedrijven
    • Met particuliere bedrijven
  • Samen onderzoek doen, samen werken aan kwaliteit, samen optrekken bij de vormgeving van horizontale controle: het zijn de uitdagingen in rekenkamerland

Meer over het congres, de kosten en hoe aan te melden leest u op de Congreswebsite >>>

NVRR Kring Noord: ervaringen delen, netwerkvorming, samen werken aan kwaliteit

Zoals aangekondigd organiseert de Kerngroep NVRR Kring Noord op donderdag 13 juni de voorjaarsbijeenkomst van de Kring Noord. De bijeenkomst zal worden gehouden in Zuidhorn, in het gemeentehuis. Aanvangstijd: 18.00 uur. Het thema van de bijeenkomst:

Een goed onderwerp selecteren, hoe pak je dat aan? En wat ís eigenlijk een goed onderwerp?

Aanleiding voor dit thema was de bevinding in het NVRR-onderzoek 'De staat van de rekenkamer' dat raden vaak vraagtekens plaatsen bij de relevantie van onderwerpen die door de rekenkamercommissie voor onderzoek worden geselecteerd. Een belangrijk punt van onvrede.

De bedoeling van de bijeenkomst is, zoals gebruikelijk, om met elkaar van gedachten te wisselen over het dagthema. Wat zijn onze eigen ervaringen met het selecteren van onderzoeksonderwerpen? Welke inzichten ontlenen we daaraan? Achterliggende bedoeling: meer grip krijgen op het selecteren van geschikte onderzoeksonderwerpen t.b.v. vruchtbaar rekenkameronderzoek.

Vóór de pauze zal een aantal inleidingen worden gehouden ter voorbereiding op de werkgroepbespreking. Voor de tweede inleiding hebben we een gastspreker uitgenodigd, mw. Sylvia Hosman-Benjaminse, voorheen Inspecteur voor de Volksgezondheid en momenteel Statenlid Fryslân. Zij zal vanuit de optiek van volksvertegenwoordiger spreken over de onderwerpen die voor rekenkameronderzoek worden geselecteerd.

Het spoorboekje van de bijeenkomst is als volgt:

 

18.00 uur:             ontvangst met soep en broodjes

18.30 uur:             opening door dagvoorzitter Ina Middelkamp (griffier Westerveld, lid Kerngroep

                              NVRR Kring Noord)

18.35 uur:             welkom door de leden van de raad van Zuidhorn René Westerhoff-Dijkinga

                              en Hans Schipper

18.40 uur:             inleiding door Pim Praat (lid Rekenkamercommissie Leek-Marum-Zuidhorn  

                             secretaris Kerngroep)

18.55 uur:             casus: Peter Polhuis over een niet-doorgegane onderwerpskeuze (pitch)

19.00 uur:             mw. Sylvia Hosman-Benjaminse, lid Provinciale Staten van Fryslân, de optiek van een

                             volksvertegenwoordiger over onderwerpkeuzes

19.20 uur:             koffiepauze

19.35 uur:             werkgroepen onder leiding van Nysius van Rijn, Peter Kommerij en n.n.t.b.

20.25 uur:             plenaire afsluiting, huishoudelijk mededelingen

20.35 uur:             borrel tot ca. 21.00 uur

18.00 uur:             ontvangst met soep en broodjes

18.30 uur:             opening door dagvoorzitter Ina Middelkamp (griffier Westerveld, lid Kerngroep

                              NVRR Kring Noord)

18.35 uur:             welkom door de leden van de raad van Zuidhorn René Westerhoff-Dijkinga

                               en Hans Schipper

18.40 uur:             inleiding door Pim Praat (lid Rekenkamercommissie Leek-Marum-Zuidhorn

                              horn, secretaris Kerngroep)

18.55 uur:             casus: Peter Polhuis over een niet-doorgegane onderwerpskeuze (pitch)

19.00 uur:             mw. Sylvia Hosman-Benjaminse, lid Provinciale Staten van Fryslân, de optiek van een

                               volksvertegenwoordiger over onderwerpkeuzes

19.20 uur:             koffiepauze

19.35 uur:             werkgroepen onder leiding van Nysius van Rijn, Peter Kommerij en n.n.t.b.

20.25 uur:             plenaire afsluiting, huishoudelijk mededelingen

20.35 uur:             borrel tot ca. 21.00 uur

Gelet op de inhoud van het thema zijn ook de griffiers van de Noordelijke gemeenteraden uitgenodigd.

Mede in dit verband: de capaciteit in Zuidhorn is beperkt: 75 deelnemers. We werken dit keer daarom met vooraanmelding. Bent u van plan om te komen, laat ons dat dan via de mail weten.

Aan deelname zijn geen kosten verbonden, ook de soep en broodjes bij de ontvangst zijn voor rekening van de organisatie. Laat s.v.p. bij uw aanmelding wel even weten of u van deze late lunch-mogelijkheid gebruik wilt maken, de catering kan dan op de belangstelling worden afgestemd.

Aanmeldingen s.v.p. naar de secretaris van de Kerngroep: pja.praat@achtkarspelen.nl

N.b. Het gemeentehuis van Zuidhorn is goed per trein bereikbaar (ligt naast het station).

Tot ziens in Zuidhorn!

Michiel Herweijer

voorzitter Kerngroep NVRR King Noord

Lokale rekenkamers werken samen met AR

De NVRR en de Algemene Rekenkamer organiseren alweer de vijfde  bijeenkomst voor lokale en provinciale rekenkamers die willen samenwerken en/of kennis willen uitwisselen met elkaar en met de Algemene Rekenkamer.

Dit is een vervolg op eerdere bijeenkomsten waarin we concrete plannen maakten voor intensievere informatie-uitwisseling en samenwerking in het onderzoek. En deze plannen ook uitvoerden: denk bijvoorbeeld  aan de handreiking re-integratie, de overdracht van het waddenfonds,  het CJG onderzoek en verschillende klankbordbijeenkomsten.
Tijdens de werkbijeenkomst op 19 september willen we het thema decentralisatie centraal stellen alsmede de  meerwaarde van samenwerken op dit terrein. Denk daarbij bijvoorbeeld aan  onderwerpen als: de inrichting van de publieke verantwoording bij regionale bestuursmodellen, de positie van gemeenteraden en rekenkamers/rekenkamercommissies in relatie tot gemeenschappelijke regelingen, het creëren van synergie tussen het systeemniveau (rol Algemene Rekenkamer) en het beleids- en uitvoerend niveau van publieke taakbehartiging.
Graag komen we in contact met mensen die een speeddate of workshop zouden willen verzorgen, of die een idee rond dit thema naar voren willen brengen.
19 september 2013, 10.15 uur tot 14.30 uur, Lange Voorhout 8 te Den Haag. Het definitieve programma kunt u hieronder downloaden.
Informatie bij Gerrit Hagelstein: 06 – 55 12 12 81 gerrit.hagelstein@ede.nl of  Diny van Est: 070-3424185 of d.vanest@rekenkamer.nl.

Met de decentralisatie van de Participatiewet, Jeugdzorg en AWBZ per 2015 gaan gemeenten het de komende tijd druk krijgen. Dat kan ook van invloed zijn op de (controlerende) rol van gemeentelijke rekenkamers. De Algemene Rekenkamer wil bij de NVRR- bijeenkomst van 19 september over decentralisatie  een workshop geven die gaat over mogelijkheden tot samenwerking met lokale rekenkamers bij een onderzoek naar de Participatiewet.

De Algemene Rekenkamer wil vóór invoering van de Participatiewet  al onderzoek doen om vast te stellen of meer mensen aan werk geholpen kunnen worden tegen lagere kosten en hoe hier lokaal en landelijk over wordt verantwoord. Dit zal leiden tot publicatie in 2014.

De samenwerking met gemeentelijke rekenkamers kan op verschillende manieren worden vormgegeven: van het uitwisselen van ervaringen tot het verrichten van gezamenlijk onderzoek. In de workshop bekijken we wat het beste past. Bij een samenwerking  denken we aan vragen als hoe gemeenten hun taken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt nu uitvoeren en op welke wijze er verantwoording aan de gemeenteraad wordt afgelegd. Voor de Algemene Rekenkamer zijn deze vragen van belang om een landelijk beeld te vormen van wat de invoering van de Participatiewet betekent voor gemeenten. Gemeentelijke rekenkamers kunnen deze samenwerking gebruiken om risico’s te signaleren rond de invoering van de Participatiewet in hun eigen gemeente.

Geïnteresseerde rekenkamers en rekenkamercommissies kunnen zich binnenkort aanmelden voor deze workshop op 19 september. Nu al meer weten, of ideeën ? Neem contact op met Koos Postma.
K.Postma@rekenkamer.nl
070-3424344

Voorjaarscursus rekenkameronderzoek EUR – NVRR (eerste blok)

Het verrichten van rekenkameronderzoek is een opgave waar alle gemeenten en provincies in Nederland op dit moment mee te maken hebben. De rol en betekenis van rekenkamers wordt voor een belangrijk deel bepaald door de kwaliteit van het onderzoek dat wordt verricht. Er zijn al veel rekenkameronderzoeken gepubliceerd en deze werken op allerlei manieren door in het openbaar bestuur. De doorwerking van rekenkameronderzoek wordt het best gefaciliteerd door een onberispelijke kwaliteit van het onderzoek.

De postacademische cursus Rekenkameronderzoek wordt verzorgd door de Erasmus Universiteit Rotterdam in samenwerking met de NVRR en is bedoeld om handvatten te bieden voor het opzetten en (laten) uitvoeren kwalitatief hoogwaardig rekenkameronderzoek.

In april 2014 wordt de cursus voor de negende keer georganiseerd. De vijfdaagse cursus wordt aangeboden in twee blokken van respectievelijk drie en twee dagen:

  • Woensdag 2 april 2014, donderdag 3 april 2014, vrijdag 4 april 2014 en
  • woensdag 16 april 2014 en donderdag 17 april 2014

Voor meer informatie verwijzen wij u graag naar de website van de Erasmus Universiteit Rotterdam